Funktionen
Vom Beleg bis zur Auszahlung an den Eigentümer.
ImmoFlow verbindet die Arbeitswege, die in vielen Verwaltungen auf mehrere Programme verteilt sind. Alle Bilder auf dieser Seite sind echte Screenshots mit Demo-Daten. Klicken Sie darauf, um die ganze Ansicht zu sehen.
Kapitel 1 von 8Posteingang & Büro
✦ Posteingang
Belege und Schreiben lesen, zuordnen, vorschlagen.
Rechnungen, Schreiben und E-Mails landen in einem Posteingang. Die KI liest eine Rechnung und schlägt eine Kontierung vor, ordnet ein Schreiben einer Einheit zu oder schlägt aus einer Frist im Text eine Aufgabe vor. Sie lesen die Begründung, korrigieren bei Bedarf und übernehmen dann.
- Vorschlag mit Begründung und Sicherheitsstufe statt automatischer Buchung
- Belege für Nebenkosten werden der Vollständigkeitsprüfung zugeordnet
- E-Mails als .eml oder .msg hochladen, an eine eigene Eingangsadresse senden oder aus einem IMAP-Postfach abholen; jeder Anhang wird ein eigener Beleg
- Dringende Meldungen wie Wasser, Feuer oder Heizungsausfall stehen zuoberst; jede Entscheidung bleibt im Protokoll nachvollziehbar
- Behörden- und Versicherungsschreiben werden erkannt: Absender, Referenz und betroffener Eigentümer aus dem Schreiben, eine Frist als Aufgabenvorschlag, und nach Ihrer Bestätigung wird der Scan bei Liegenschaft, Mietvertrag oder Eigentümer abgelegt
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Büro & Kommunikation
Ein Brief an alle Mieter einer Liegenschaft.
Ein Serienbrief oder eine E-Mail geht an alle Mieter oder Eigentümer einer oder mehrerer Liegenschaften, auf Wunsch eingegrenzt. Platzhalter werden pro Empfänger gefüllt, jeder erhält den Text in seiner Sprache, und vor dem Versand sehen Sie jede Fassung. Briefe werden beim Kontakt und beim Mietvertrag abgelegt.
- Textvorlagen der Verwaltung pro Sprache, mit Versionen
- Doppelte Kontakte erkennen und mit allen Verknüpfungen zusammenführen; PLZ, Ort und Strasse aus amtlichen Verzeichnissen des Bundes, Adressverlauf pro Kontakt
- Kalender mit Monat, Woche, Tag und Liste; Fristen und Termine aus Verträgen, Tickets und Mahnungen erscheinen von selbst
- Excel-Export von Liegenschaften, Einheiten, Kontakten, Tickets, Aufgaben, Mieterspiegel und Nebenkostenverteilung
- Lange Arbeiten wie Importe, PDF-Pakete und Serienbriefe laufen im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige
- E-Mails an Mieter, Eigentümer und Handwerker gehen im Namen Ihrer Firma hinaus; Antworten kommen an Ihre Adresse, auf Wunsch an eine eigene Adresse pro Mandat. Eine eigene Absenderadresse auf Ihrer Domain ist geplant
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Kapitel 2 von 8Vermietung
Portfolio & Vermietung
Das ganze Haus auf einen Blick.
Der Belegungsplan zeigt jede Einheit pro Geschoss mit Zimmerzahl, Fläche, Mieter, Mietzins und Status. Von der Liegenschaft geht es direkt zu Tickets, Übergaben, Dokumenten und Buchhaltung.
- Status vermietet, leerstehend, reserviert, in Renovation
- Mietvertrag als PDF aus versionierten Vorlagen mit Rechtsgrundlage pro Klausel; unterzeichnet erscheint er im Mieterportal
- Mietzinsänderung und Kündigung nach den Vorgaben des Kantons vorbereitet, mit zuständiger Schlichtungsbehörde und Zustellnachweis
- Übergaben mit Protokoll
Vermarktung
Vom Inserat bis zum Vertragsentwurf.
Ein Inserat entsteht aus den Daten der Einheit, mit KI-Textentwurf, Fotos und Grundrissen. ImmoFlow exportiert es als IDX-Datei für Homegate, ImmoScout24 und newhome, die Sie im Portal hochladen. Interessenten buchen Besichtigungen und bewerben sich über einen öffentlichen Link.
- Prüfung pro Portal, ob das Inserat vollständig ist, und Exposé als PDF
- Besichtigungstermine mit Plätzen, Erinnerung am Vortag und Nachfass-Mail bei Nichterscheinen
- Bewerbungen vergleichen; die angenommene Bewerbung wird Kontakt und Mietvertragsentwurf
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Kapitel 3 von 8Buchhaltung & Nebenkosten
Buchhaltung
Sechs typische Aufgaben, vom Monat bis zum Jahresabschluss.
Lieferantenrechnungen, Zahlungseingänge und Nebenkosten hängen zusammen, weil alles im selben Journal gebucht wird.
1 · Eingehende Rechnungen
Offene, bezahlte und stornierte Rechnungen mit Kategorie, Liegenschaft und Fälligkeit. Bezahlt wird über Zahlungsläufe.
2 · Zahlungsabgleich
Bankauszüge aus dem E-Banking importieren. Passt die QR-Referenz, wird die Mieterrechnung ausgeglichen, sonst wird die Zahlung zur Zuordnung erfasst. Jeder Buchungskreis hat ein ausdrücklich bestätigtes Konto für Mietzinseingänge.
3 · Nebenkostenperiode
Kosten werden aus den Buchungen der Periode abgeleitet. Die Vorschau zeigt Akonto und effektive Kosten pro Mieter, bevor Sie die Periode abschliessen.
4 · Belege auf Vollständigkeit prüfen
Für jede bestätigte wiederkehrende Rechnung zeigt ImmoFlow, für welchen Zeitraum ein Beleg fehlt oder unklar ist.
5 · Mehrwertsteuer
Für Geschäftsliegenschaften: Option pro Einheit, Vorsteuer auf Lieferantenrechnungen, Korrektur bei gemischter Verwendung und die Abrechnung pro Quartal oder Semester mit den Ziffern des ESTV-Formulars.
6 · Jahresabschluss für den Treuhänder
Jahresdossier mit einem PDF aus Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontenblättern und Journal, dazu alle Belege in einer ZIP-Datei. Journal, Saldenliste und offene Posten auch als Excel oder CSV.
ZEV-Abrechnung
Solarstrom vom eigenen Dach abrechnen.
Ein Zusammenschluss zum Eigenverbrauch (ZEV) verkauft den Solarstrom an Mieter, Eigentümer und den Allgemeinstrom. ImmoFlow rechnet ihn pro Periode ab, stellt die Rechnungen aus und begrenzt den Preis nach Art. 16 EnV.
- ZEV und virtueller ZEV mit den Smart Metern des Netzbetreibers
- Teilnehmer aus den Mietverhältnissen übernehmen, Verbrauch aus Ablesungen oder Intervalldaten (CSV)
- Preis pauschal 80 % des Standardstromprodukts oder nach effektiven Kosten, mit der gesetzlichen Obergrenze in der Vorschau
Kapitel 4 von 8Eigentümer
Eigentümerabrechnung
Warum Gewinn und Auszahlung nicht gleich sind.
Die Jahresabrechnung zeigt das buchhalterische Ergebnis und daneben die verfügbaren Mittel nach Verpflichtungen und Reserven. Darunter steht, was dem Eigentümer zusteht, was bereits ausbezahlt wurde und was noch offen ist.
- Offene Lieferantenrechnungen und zurückbehaltene Akontobeträge einzeln ausgewiesen
- Erträge und Aufwand bis zum Konto aufgeschlüsselt
- Als PDF veröffentlicht, dazu Quartals- und Jahresberichte als PDF-Paket, auf Wunsch nach Zeitplan
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Eigentümerportal
Kennzahlen und Berichte an einem Ort.
Eigentümer sehen im Portal ihre Abrechnungen, Berichte und Dokumente, dazu Fotos und Grundrisse ihrer Liegenschaften. Notfallaufträge erscheinen zur Kenntnis, über eine Offerte über der Ausgabenkompetenz entscheiden sie im Portal. Kennzahlen und Berichte laden sie selbst herunter.
- Brutto- und Nettorendite, Leerstand, Ausstände, Verkehrswert
- Steuerauszug mit werterhaltendem Unterhalt und wertvermehrenden Investitionen
- Mieterspiegel, Erfolgsrechnung und Bilanz als PDF, den Steuerauszug auch als Excel für den Treuhänder
- Laufende Unterhaltsthemen, die die Verwaltung mit ihnen teilt
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Kapitel 5 von 8Stockwerkeigentum
Stockwerkeigentum
Budget und Beiträge nachvollziehbar verteilt.
Das Budget zeigt jede Position mit Vorjahr, Verteilschlüssel und Konto. Die Beiträge je Stockwerkeinheit lassen sich bis zur einzelnen Position aufschlüsseln.
- Verteilschlüssel nach Wertquote oder eigener Gruppe, etwa Lift für die Obergeschosse
- Beiträge in frei wählbaren Raten, etwa vierteljährlich, mit QR-Einzahlungsschein
- Prüfung wiederkehrender Kosten im Buch der Gemeinschaft
- Übernahme-Checkliste und Export für die Mandatsübergabe
- Eröffnungsbestand bei der Übernahme von Hand oder aus einer Excel-Vorlage, mit Quellenangabe und Abstimmung gegen Bank und Vorjahresrechnung
- Erneuerungsfonds führen, Jahresrechnung mit Steuerausweis für jeden Stockwerkeigentümer
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Versammlung & Abstimmung
Von der Traktandenliste bis zum Protokoll.
Traktanden werden aus Jahresrechnung, Budget und Unterhaltsfällen vorbereitet, mit Antragstext, Mehrheitsart und Beilagen. Abstimmungen werden pro Traktandum mit Ja, Nein, Enthaltung und massgebenden Stimmen erfasst.
- Mehrheitsart und Rechtsgrundlage pro Traktandum
- Beschlussfähigkeit aus Anwesenheit und Vertretung
- Protokoll mit Versionen, Beschlüsse mit Umsetzungsstatus
- Live-Abstimmung auf dem eigenen Telefon, ausgezählt nach Köpfen und Wertquoten, mit Steuerpult für die Versammlungsleitung
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Portal für Stockwerkeigentümer
Beiträge, Versammlungen und Zirkularbeschlüsse.
Stockwerkeigentümer sehen offene Beträge pro Einheit, den nächsten Beitrag mit Berechnung und Einzahlungsschein, kommende Versammlungen und laufende Zirkularbeschlüsse.
- Teilnahme melden oder Vollmacht erteilen
- Einladung und Beilagen als PDF
- Anmeldungen per Post, E-Mail oder Telefon und Zirkularantworten per Post oder E-Mail werden ebenfalls erfasst
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Kapitel 6 von 8Unterhalt & Portale
Tickets
Meldung, Fall und Auftrag in einem Ablauf.
Jedes Ticket zeigt, wo der Fall steht und wer am Zug ist. Ist ein Schaden im Stockwerkeigentum als Sonderrecht erfasst, wird er an den Eigentümer verwiesen statt von der Gemeinschaft beauftragt.
- Verlauf, Anhänge, Handwerker und Aufträge pro Ticket
- Ähnliche Tickets und vorgeschlagene nächste Schritte
- Handwerkerportal für die beauftragten Betriebe
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Übergabe
Was die Mieterschaft beim Auszug trägt.
Für jeden Schaden im Auszugsprotokoll rechnet ImmoFlow den Anteil der Mieterschaft nach der Lebensdauer des Bauteils aus, mit der Rechnung dahinter. Normale Abnutzung wird nie belastet, eine Abweichung braucht einen Grund.
- Lebensdauern angelehnt an die paritätische Lebensdauertabelle, in den Einstellungen anpassbar
- Aus der Kostenteilung ein Rechnungsentwurf an die Mieterschaft oder ein Vorschlag für den Kautionsabzug
- Protokoll Raum für Raum mit Fotos, von beiden Parteien unterschrieben; eine Korrektur geht nur über eine neue Version
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Mieter- & Handwerkerportal
Mieter und Handwerker arbeiten direkt mit.
Mieterinnen und Mieter melden Mängel, sehen ihre Rechnungen mit QR-Rechnung, ihre Dokumente und Bilder ihrer Wohnung. Fordert die Verwaltung Unterlagen an, laden sie diese im Portal hoch. Auftragnehmer bestätigen Aufträge, reichen Offerten ein und schliessen Aufträge ab.
- Benachrichtigung per E-Mail und im Portal, wenn sich bei der eigenen Meldung etwas tut, pro Kanal abschaltbar
- Auftragnehmer laden nach Abschluss ihre Rechnung hoch; sie landet bei der Verwaltung zum Buchen
- Fotos eines Tickets sieht ein Auftragnehmer nur, wenn die Verwaltung sie ihm einzeln zeigt
- In jedem Portal eine Hilfe, die Fragen mit KI aus der ImmoFlow-Hilfe beantwortet
- Mieter sehen die Nebenkostenabrechnung mit Belegen und melden eine Kündigungsabsicht im Portal; gültig ist erst das unterschriebene Schreiben
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Kapitel 7 von 8Wechsel, Schnittstellen & Hilfe
Datenübernahme
Ihre Daten aus jedem bisherigen System.
Sie laden den Export so hoch, wie Ihre Software ihn erstellt. ImmoFlow liest ihn, stellt nur die offenen Fragen, stimmt im Probelauf in vier Stufen auf den Rappen mit Ihren Berichten ab und geht erst nach Ihrer Unterschrift live. OV Solutions begleitet die Übernahme.
- Autopilot, mit KI-Unterstützung oder von Hand, wie im Vertrag vereinbart; bevor eine Art festgelegt ist, geht nichts an eine KI
- Eine Seite, die immer Ihren nächsten Schritt zeigt: ein Satz und ein Knopf, Fragen gebündelt und mit Empfehlung
- Stammdaten, Saldi und offene Posten, laufende Perioden und Dokumente in einer Probeorganisation abgestimmt; Mieter, Eigentümer und Bank merken nichts
- Ihre Unterschrift bindet genau den geprüften Stand; am Umstellungstag wird nochmals abgestimmt, und stimmt eine Zahl nicht, wird alles zurückgenommen
- Neue Berichtsformen einer Software lernt ImmoFlow als Quellprofil; unser Team prüft jedes mit seinen Belegen und gibt es frei, bevor es für weitere Übernahmen gilt
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Schnittstellen
Mit Bank, Post, Portalen und Treuhand verbunden.
Heute arbeitet ImmoFlow mit jeder Schweizer Bank über Dateien, exportiert die Buchhaltung für die Treuhand und bietet eine Programmierschnittstelle, die nur liest. Die direkten Verbindungen sind geplant: Für keine gibt es heute eine mit dem Anbieter geprüfte Übertragung. Bei jeder steht, was davon schon gebaut ist; eine Verbindung geht erst live, wenn sie mit dem Anbieter getestet ist.
- Heute: Kontoauszüge als CAMT einlesen, Zahlungsläufe als pain.001 ins E-Banking laden
- Heute: Export für Abacus, bexio und Sage 50 Schweiz mit Ihrer Kontenzuordnung, dazu eine Programmierschnittstelle (API) für Partner und Treuhand, die nur liest
- Geplant: Bank direkt über SIX bLink oder EBICS. Gebaut ist der Ablauf, der gelieferte Kontoauszüge ins bestehende CAMT-Einlesen gibt; eine Verbindung zu einer Bank gibt es noch nicht. Bis dahin laden Sie die Dateien selbst herunter und hoch
- Geplant: Lastschrift (LSV+ / CH-DD) und eBill ins E-Banking der Mieter. Gebaut ist die Lastschriftdatei (pain.008), geprüft gegen das Schema der SIX; eine Anbindung an Bank oder eBill-Netz gibt es noch nicht
- Geplant: Briefversand über Pingen per A-Post, B-Post oder eingeschrieben. Gebaut ist die Anbindung an die Schnittstelle von Pingen, getestet mit nachgebildeten Antworten, noch nicht mit Pingen selbst; sie ist ausgeschaltet
- Geplant: Inserate direkt auf Homegate, ImmoScout24 und Newhome, Mietkaution über SwissCaution oder Firstcaution. Heute erstellt ImmoFlow die IDX-Datei, die Sie im Portal hochladen; für die Kautionsversicherer gibt es ein Übergabeformat, aber noch keine Übertragung
Handbuch & Hilfe
Jeder Bereich Schritt für Schritt erklärt.
Zu ImmoFlow gehören ein Benutzerhandbuch für jeden Bereich, Kurzanleitungen für die ersten Schritte und die öffentliche ImmoFlow Hilfe, alle in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. In der Anwendung erklärt die Hilfe die Seite, auf der Sie gerade sind.
- Kurzanleitungen für den ersten Tag, den ersten Mietzinslauf, die erste Mahnung, die erste Nebenkosten- und Eigentümerabrechnung, die erste STWEG-Versammlung und die Portale
- Eine Frage an die Hilfe in eigenen Worten; die Antwort nennt ihre Quellen in der Hilfe
- Eine Anfrage an den Support direkt aus der Anwendung, mit Antwort und Benachrichtigung in der App
Kapitel 8 von 8Datenschutz & Sicherheit
Datenschutz & Sicherheit
Datenschutz als Arbeitsablauf.
Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren nach DSG führt die Verwaltung als Vorgang mit Frist: Identität prüfen, Export erstellen und durchsehen, zustellen, abschliessen. Die Löschung anonymisiert den Kontakt, was das Gesetz aufzubewahren verlangt, bleibt bis zum angezeigten Datum.
- Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App oder Passkey, für Mitarbeitende pro Organisation verlangbar
- KI-Funktionen pro Organisation ausschaltbar; IBAN und AHV-Nummer gehen nie vollständig an die KI, auf Wunsch auch Namen, Adressen, E-Mail und Telefon nur als Platzhalter
- Rollen mit abgestuften Rechten und ein Protokoll der Änderungen
- Das Öffnen von Dokumenten und sensiblen Personendaten wird protokolliert, ohne Inhalt
- Anmeldung mit dem Firmenkonto über Microsoft Entra ID, Google oder einen anderen OpenID-Connect-Dienst, von OV Solutions pro Firma freigeschaltet
- Vollständiger Datenexport jederzeit, auch beim Austritt
1 weitere Ansicht
Sicherheit & Datenstandort
Wo Ihre Daten liegen und wie sie geschützt sind.
Was heute gilt und was für den Betrieb mit Kundendaten vorbereitet ist, steht hier getrennt. Bis zur Gründung der OV Solutions läuft ImmoFlow nur mit Demo- und Testdaten.
Gespeichert in Zürich
Anwendung, Datenbank und Dokumente liegen in Rechenzentren von Microsoft in Zürich (Azure Switzerland North). Gescannte Belege werden ebenfalls in Zürich gelesen; der Dienst löscht Dokument und Ergebnis spätestens nach 24 Stunden.
Backups und Wiederherstellung
Die Datenbank lässt sich auf einen beliebigen Zeitpunkt zurücksetzen, Dokumente haben Versionen und einen Papierkorb von 14 Tagen. Für den Betrieb mit Kundendaten sind 35 Tage Rückgriff und eine Kopie in der zweiten Schweizer Region (Switzerland West) vorbereitet. Eine Wiederherstellungsübung prüft das Ergebnis bis zu Salden und Dokumenten.
Sichere Anmeldung
Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App oder Passkey (Face ID, Fingerabdruck, Sicherheitsschlüssel), für Mitarbeitende pro Firma verlangbar. Auf Wunsch melden sich Mitarbeitende mit dem Firmenkonto an: Microsoft Entra ID, Google oder ein anderer OpenID-Connect-Dienst.
Audit-Log, gegen Änderung gesichert
Jede Änderung schreibt im selben Schritt eine Zeile ins Audit-Log, das sich nicht bearbeiten lässt. Jede Nacht wird es pro Firma mit verketteten, durch einen Schlüssel gesicherten Prüfsummen versiegelt; eine spätere Änderung erkennt die nächtliche Prüfung und meldet sie.
KI ohne Training mit Ihren Daten
Mit Ihren Daten wird kein KI-Modell trainiert. Für einen Vorschlag geht nur der nötige Text an die KI, IBAN und AHV-Nummer nie vollständig, und die KI lässt sich pro Firma ausschalten. Heute verarbeitet der Hersteller des KI-Modells die Anfragen in den USA. Ab der Gründung läuft die KI über Amazon Bedrock: Start in Zürich, Verarbeitung in Rechenzentren in der Schweiz und der EU, ohne Speicherung der Inhalte.
Ausgerichtet an ISO 27001
Eine Selbstbeurteilung ordnet alle 93 Kontrollen der Norm zu, die Richtlinien liegen als Entwurf vor und gelten ab der Gründung. Eine Zertifizierung hat ImmoFlow heute nicht.
Ausnahmen vom Speicherort Schweiz: Die Programmdateien der Anwendung, ohne Kundendaten, werden aus Westeuropa ausgeliefert, und E-Mails versendet ein Dienst ausserhalb der Schweiz. Details in der Datenschutzerklärung.
Alle Funktionen
Alle Funktionen im Überblick
Was ImmoFlow heute kann, nach Arbeitsbereichen geordnet. Jede Funktion hat ihre Anleitung im Hilfe-Center. Die Screenshots stammen aus der Demo mit Beispieldaten.
01 · 21 Funktionen
Arbeitsplatz und Bewirtschaftung
Vom Dashboard über Liegenschaften, Einheiten und Mietverträge bis zu Besichtigungen, Tickets und Übergaben: die täglichen Arbeitswege der Bewirtschaftung.
1.1Den Arbeitstag beginnenDas Dashboard bündelt offene Aufgaben und wichtige Zahlen. Beginnen Sie bei einem konkreten Anliegen. Sie müssen nicht zuerst alle Bereiche kennenlernen.Zur Anleitung →
1.2Liegenschaften und Mietverhältnisse verstehenDas Portfolio verbindet Gebäude, Einheiten, Menschen und Verträge. Die Liegenschaft bildet den Rahmen; eine Einheit ist beispielsweise eine Wohnung, ein Ladenlokal oder ein Parkplatz.Zur Anleitung →
1.3Die Belegung einer Liegenschaft prüfenDer Belegungsplan zeigt die Einheiten eines Gebäudes im Zusammenhang. Sie erkennen, welche Räume vermietet oder frei sind, und gelangen von dort zum konkreten Mietverhältnis.Zur Anleitung →
1.4Einheit und Mietvertrag unterscheidenDie Einheit beschreibt den vermietbaren Raum. Hier finden Sie seine Eigenschaften sowie Verknüpfungen zu Mietverlauf, Tickets, Übergaben, Dokumenten, Besichtigungen und Bewerbungen.Zur Anleitung →
1.5Vertragsdaten und Beteiligte nachsehenDer Mietvertrag verbindet Einheit, Mietpartei, Zeitraum und vereinbarte Beträge. Er ist der Ausgangspunkt für Zahlungen, Nebenkostenauszüge, Vertragsdokumente und die Bearbeitung einer Kündigung.Zur Anleitung →
1.6Eine Mietzinsänderung vorbereitenEine Mietzinsänderung erhält ein Gültigkeitsdatum. So können Sie die künftige Vereinbarung erfassen, ohne bestehende Rechnungen nachträglich umzuschreiben.Zur Anleitung →
1.7Besichtigungen organisierenIn der Disposition sehen Sie Besichtigungstermine, verfügbare Plätze, angemeldete Interessenten und die Auslastung der Zuständigen. Ein öffentlicher Link ermöglicht die Anmeldung zur Besichtigung und die Online-Bewerbung ohne Benutzerkonto.Zur Anleitung →
1.8Termine und Fristen im Blick behaltenDer Kalender bringt eigene Termine und datierte Vorgänge wie Fristen, Übergaben, Besichtigungen und Aufgaben zusammen. Sie wählen die Ansicht, filtern den Ausschnitt und wechseln von einem Eintrag zum zugehörigen Vorgang.Zur Anleitung →
1.9Ein Mieteranliegen bearbeitenEin Ticket hält Meldung, Kommunikation, Offerten, Auftrag und Rechnung zusammen. Die Zeile «Wartet auf» und der Ablauf des Falls zeigen den nächsten Schritt und später, was geschehen ist.Zur Anleitung →
1.10Eine Übergabe dokumentierenDas Übergabeprotokoll führt durch Räume und Prüfpunkte. So lassen sich Zustand und Mängel am richtigen Ort festhalten und bei Bedarf weiterbearbeiten.Zur Anleitung →
1.11Kontakte pflegen, Duplikate zusammenführen und Adressen aktuell haltenKontakte sind die Personen und Firmen hinter Mietverhältnissen, Liegenschaften und Aufträgen. Die Duplikatprüfung findet doppelt erfasste Personen, und der Adressverlauf sorgt dafür, dass ein Brief an die Adresse geht, die an seinem Datum gilt.Zur Anleitung →
1.12Aufgaben und Fristen im Team verteilenAufgaben halten fest, was intern zu erledigen ist: ein Rückruf, eine Abklärung, eine Frist aus einem Schreiben. Sie lassen sich mit Liegenschaft, Einheit, Kontakt, Ticket oder Übergabe verknüpfen und erscheinen mit ihrem Fälligkeitsdatum auch unter «Termine».Zur Anleitung →
1.13Dokumente ablegen, freigeben und bei der Mieterschaft anfordernUnter «Dokumente» finden Sie alle Unterlagen der Verwaltung, verknüpft mit Liegenschaft, Einheit, Mietvertrag, Kontakt, Ticket oder Aufgabe. Fehlt eine Unterlage der Mieterschaft, fordern Sie sie direkt an; die Mieterschaft lädt sie im Portal hoch.Zur Anleitung →
1.14Serienbriefe und Rundschreiben versendenEin Serienbrief erreicht alle Mieter oder Eigentümer einer oder mehrerer Liegenschaften, zum Beispiel bei einem Wasserunterbruch. Jeder Empfänger erhält seinen eigenen Text in seiner Sprache, als Brief zum Drucken oder als E-Mail.Zur Anleitung →
1.15Ein Inserat vorbereiten und für die Portale exportierenFür leere und frei werdende Einheiten bereitet ImmoFlow das Inserat aus den Angaben der Einheit vor, prüft es pro Portal und gibt es als IDX-Datei für Homegate, ImmoScout24 und newhome aus. Veröffentlicht wird nichts automatisch.Zur Anleitung →
1.16Schäden beim Auszug aufteilen, verrechnen und die Übergabe zusammenfassenBeim Auszug hält das Protokoll Schäden fest. Die Kostenteilung rechnet den Anteil der Mieterschaft nach der paritätischen Lebensdauertabelle, und die Zusammenfassung bereitet die Mitteilung an die Mieterschaft vor.Zur Anleitung →
1.17Einen Schaden der Gebäudeversicherung meldenEin Ticket mit einem Wasser-, Glas-, Feuer- oder Sturmschaden wird zum Schadenfall. ImmoFlow stellt daraus den Schadenbericht für die Versicherung zusammen und bereitet die E-Mail an sie vor.Zur Anleitung →
1.18Die Energieversorger beim Mieterwechsel informierenNach einer Wohnungsübergabe brauchen Strom-, Gas-, Fernwärme- und Wasserversorger die Zählerstände und die neue Vertragspartei. ImmoFlow bereitet die Mutationsmeldung pro Versorger aus dem Protokoll vor.Zur Anleitung →
1.19Verlängerungsoptionen und NachträgeEin befristeter Mietvertrag kann der Mieterschaft Optionen auf Verlängerung einräumen. ImmoFlow führt sie mit Frist und Mietzinsregel, bewacht die Frist in Agenda und Radar und macht aus der Ausübung den nummerierten Nachtrag.Zur Anleitung →
1.20Gewerbemietvertrag: Nutzungsart, Mehrwertsteuer und ÜbertragungEin Mietvertrag für Geschäftsräume bringt eigene Regeln mit: sechs Monate Kündigungsfrist, keine Begrenzung der Sicherheit, das Klauselpaket der Nutzung, die Mehrwertsteuer pro Mietverhältnis und die Übertragung an eine Nachfolgerin nach Art. 263 OR. ImmoFlow setzt die Vorgaben beim Erfassen und lässt alles anpassen.Zur Anleitung →
1.21Umsatzmiete: Meldungen, Erinnerung und JahresabrechnungLäden und Restaurants zahlen oft eine Mindestmiete plus einen Anteil am Umsatz. ImmoFlow führt die Umsatzmeldungen der Mieterschaft pro Periode, erinnert freundlich an fehlende Meldungen und rechnet das Jahr mit Nachzahlung ab; die Abrechnung liegt als PDF im Portal.Zur Anleitung →
✦ 02 · 11 Funktionen
KI im Arbeitsalltag
Wo die KI Belege liest, Hinweise erklärt und Texte entwirft, und wo Ihre Prüfung und Entscheidung beginnt.
2.1Wo die KI Sie unterstütztDie KI hilft dort, wo Sie Informationen erfassen, prüfen oder verständlich erklären müssen. Die Übersicht führt zu offenen Vorschlägen. Der eigentliche Vorgang bleibt im Posteingang, Kalender oder Fachbereich.Zur Anleitung →
2.2Ein Schreiben oder einen Beleg erfassenSie können ein PDF, ein Bild oder eine gespeicherte E-Mail hochladen oder einen Text zur Prüfung einfügen; eingerichtete E-Mail-Eingänge kommen von selbst an. Daraus entsteht ein Vorschlag, den Sie als Ticket, Folgeschreiben, Rechnung, Kündigung oder Aufgabe weiterbearbeiten.Zur Anleitung →
2.3Eine Lieferantenrechnung prüfenIm Posteingang stehen der Beleg und der Buchungsvorschlag nebeneinander. Die KI unterstützt die Erfassung und Kontierung. Sie prüfen die Angaben und entscheiden über die Buchung.Zur Anleitung →
2.4Buchungshinweise mit der KI klären«Warum? KI-Erklärung» hilft, einen Prüfpunkt einzuordnen und die nächste Prüfung zu planen. Der Beleg, die Prüfpunkte und die bearbeitbaren Felder bleiben daneben die Grundlage Ihrer Entscheidung.Zur Anleitung →
2.5Fehlende Rechnungen vor dem Abschluss findenDie Rechnungs-Vollständigkeit vergleicht erfasste Rechnungen mit hinterlegten Erwartungen. So fällt beispielsweise ein fehlender Strommonat vor dem Abschluss auf. Die Hinweise ergänzen die fachliche Kontrolle.Zur Anleitung →
2.6Kontaktdaten aus einer Signatur übernehmenDie KI-Erfassung erspart das einzelne Abschreiben einer Signatur oder eines kurzen Kontakttexts. Sie erhalten vorbelegte Felder, die Sie vor dem Anlegen prüfen können.Zur Anleitung →
2.7Die Woche gezielt vorbereitenDer Wochenüberblick fasst datierte Vorgänge der nächsten sieben Tage zusammen und bietet direkte Einstiege zu ihren Quellen. Eine KI-Zusammenfassung rufen Sie bei Bedarf ab, beispielsweise bei der Vorbereitung des Arbeitstages.Zur Anleitung →
2.8Eine Abrechnung verständlich erklärenEin Erklärungsentwurf hilft Ihnen, die ausgewiesenen Zahlen in verständliche Sätze zu übersetzen. Die Berechnung bleibt separat sichtbar und kann mit dem Text verglichen werden.Zur Anleitung →
2.9Nachrichten und Briefe aus den Daten entwerfenAuf Mietvertrag, Kontakt, Liegenschaft, Übergabe, Mahnfall und Ticket entwerfen Sie Nachrichten und formelle Briefe aus den erfassten Fakten. Eine Textvorlage der Verwaltung gibt den Wortlaut vor, die KI formuliert auf Wunsch; Sie prüfen und entscheiden, was gespeichert wird.Zur Anleitung →
2.10Den Verlauf einer Mieterschaft zusammenfassen«Verlauf zusammenfassen» zeigt auf Mietvertrag und Kontakt die Kennzahlen und eine Zeitachse eines Mietverhältnisses: Zahlungen, offenen Saldo, Mahnverfahren, Meldungen, Korrespondenz und Kündigungen. Die KI formuliert auf Wunsch dieselben Fakten als Text.Zur Anleitung →
2.11Der Hilfe eine Frage stellenMit «Frage an die Hilfe» stellen Sie eine Frage in eigenen Worten. Die Antwort stammt nur aus den Themen dieser Hilfe und verlinkt sie, damit Sie die Schritte nachlesen und direkt zur passenden Ansicht wechseln können.Zur Anleitung →
03 · 18 Funktionen
Buchhaltung vom Beleg bis zur Auszahlung
Der Weg eines Betrags vom Beleg über Buchung, Zahlung und Mahnung bis zur Nebenkosten- und Eigentümerabrechnung.
3.1Rechnungen und Zahlungen bearbeitenDie Buchhaltung verbindet Mietzinsrechnungen, Lieferantenrechnungen, Zahlungen und Journal, jeweils getrennt nach Buchungskreis. Die Übersicht führt zu den einzelnen Arbeitsschritten; das Journal zeigt die verbuchten Geschäftsfälle.Zur Anleitung →
3.2Eine Buchung bis zur Quelle verfolgenDas Journal macht Geschäftsfälle nachvollziehbar. Über Zeitraum, Status und Liegenschaft grenzen Sie die Ansicht ein, prüfen, woher ein Betrag kommt, und bearbeiten wartende Buchungsentwürfe.Zur Anleitung →
3.3Kontosalden und Bewegungen verstehenDer Kontenplan zeigt kumulierte Soll- und Habenbewegungen sowie den Saldo je Konto. Er hilft, von einer Gesamtsumme zu den einzelnen Buchungen zu gelangen.Zur Anleitung →
3.4Das Mieterkonto abstimmenDas Mieterkonto verbindet Forderungen, Zahlungen und den offenen Saldo eines Mietverhältnisses. Es beantwortet die Frage, welche Bewegung zu einem Ausstand geführt hat, und ist der Ausgangspunkt für eine Gutschrift.Zur Anleitung →
3.5Eine Lieferantenrechnung weiterbearbeitenDie Rechnung hält Lieferant, Betrag, Zuordnung und Zahlungsstand zusammen. Die Karte «Ablauf dieses Falls» zeigt vorhandene Folgeobjekte und den nächsten Schritt.Zur Anleitung →
3.6Bankzahlungen zuordnen und abstimmenDer Zahlungsabgleich führt Bankdaten und offene Forderungen zusammen. Automatisch erkannte Zuordnungen entlasten Sie; unklare Zahlungen bleiben zur manuellen Prüfung sichtbar.Zur Anleitung →
3.7Überfällige Forderungen bearbeitenDas Mahnwesen ordnet offene Fälle nach Bearbeitungsstufe. Es hilft, einen Ausstand mit den zugehörigen Rechnungen und der bisherigen Korrespondenz zu bearbeiten.Zur Anleitung →
3.8Ein Mahnschreiben erstellen und dokumentierenDie Vorschau zeigt, welche Forderungen in das Schreiben eingehen und welche Gebühr vorgesehen ist. So können Sie Inhalt und Folgen vor dem Erstellen prüfen.Zur Anleitung →
3.9Zahlungsaufträge bis zur Ausführung verfolgenZahlungsläufe bündeln vorbereitete Aufträge für den Export an die Bank. Der Status unterscheidet Entwurf, Freigabe, Export und Upload ins E-Banking von der tatsächlichen Ausführung.Zur Anleitung →
3.10Nebenkosten nachvollziehbar abrechnenEine Nebenkostenperiode sammelt Kosten und verteilt sie auf die betroffenen Mietverhältnisse. In der Vorschau sehen Sie Kostenanteile, bezahlte Akontobeträge und den daraus entstehenden Saldo; nach dem Abschluss bleibt die Grundlage eingefroren und wird nur protokolliert korrigiert.Zur Anleitung →
3.11Eine Eigentümerabrechnung vorbereitenDie Eigentümerabrechnung fasst das Ergebnis einer Periode zusammen und führt den Saldo fort. Sie ist die Grundlage für die transparente Abrechnung gegenüber der Eigentümerschaft.Zur Anleitung →
3.12Den Eigentümer auszahlenDer Auszahlungsdialog zeigt Abrechnungsbetrag, erfolgte Zahlungen und den aktuell geschuldeten Rest. Sie können einen Auftrag vorbereiten oder eine bereits erfolgte Zahlung dokumentieren.Zur Anleitung →
3.13Bankkonten erfassen und das Mietzinskonto je Buchungskreis bestätigenJede Liegenschaft führt ihre Buchhaltung in einem eigenen Buchungskreis. Auf welches Konto die Mietparteien zahlen, legt jeder Buchungskreis ausdrücklich fest: ImmoFlow verwendet kein Konto automatisch.Zur Anleitung →
3.14Mehrwertsteuer für Geschäftsliegenschaften führenVermietet eine MWST-pflichtige Eigentümerschaft Geschäftsräume mit Option, rechnet ImmoFlow die MWST auf Mietzins und Nebenkosten ab, bucht Umsatz- und Vorsteuer und erstellt die Abrechnung je Periode aus dem Journal. Wohnungen bleiben von der Steuer ausgenommen.Zur Anleitung →
3.15Den Kontenplan einrichten und auf die neue Vorlage bringenJede Verwaltung startet mit dem Standard-Kontenplan für die Schweizer Liegenschaftsbuchhaltung. Die Vorlage ist versioniert: Kommen neue Standardkonten hinzu, ergänzen Sie sie gezielt, ohne Ihre eigenen Konten zu verändern.Zur Anleitung →
3.16Abgrenzen und eine Periode abschliessenZum Jahresende gehören Aufwand und Ertrag ins richtige Jahr, danach wird die Periode je Buchungskreis gesperrt. Was später noch in eine geschlossene Periode fällt, bucht ImmoFlow nach Ihrer Bestätigung am ersten offenen Tag, ohne die ursprünglichen Angaben zu verlieren.Zur Anleitung →
3.17Mahnungen automatisch oder mit Freigabe versendenAuf Wunsch erstellt der tägliche Mahnlauf die fälligen gewöhnlichen Mahnungen selbst und schickt sie per E-Mail. Sie entscheiden, ob jede Mahnung zuerst Ihre Freigabe braucht, welche Stufen dabei sind und wie viele pro Tag hinausgehen.Zur Anleitung →
3.18Budget planen und mit dem Ist vergleichenJede Liegenschaft hat pro Jahr ein Budget auf ihrem Buchungskreis: Zeilen je Konto, Gruppen wie «Unterhalt», das Ist direkt aus dem gebuchten Journal. Die Eigentümerin genehmigt einmal im Jahr im Portal; Überschreitungen werden zum nächsten Schritt.Zur Anleitung →
04 · 7 Funktionen
Stockwerkeigentum betreuen
Eigentum, Budget, Beiträge, Jahresrechnung und Versammlung einer Stockwerkeigentümergemeinschaft.
4.1Eine STWEG-Gemeinschaft betreuenDie Gemeinschaft bündelt Eigentumsverhältnisse, Beiträge, Jahresrechnung, Unterhalt und Versammlungen. Die Übersicht zeigt, welche Arbeit als Nächstes ansteht.Zur Anleitung →
4.2Eigentum und Zuständigkeiten pflegenDas Eigentumsregister verbindet Anteile, Wertquoten und Personen. Es unterscheidet Eigentum von Nutzung sowie von Rechnungs-, Korrespondenz- und Stimmzuständigkeit.Zur Anleitung →
4.3Budget und Verteilung vorbereitenEin Budget macht die geplanten Kosten der Gemeinschaft und ihre Verteilung sichtbar. Der Vergleich mit dem Vorjahr unterstützt eine nachvollziehbare Vorbereitung.Zur Anleitung →
4.4Beiträge und Akontorechnungen verfolgenDie Beitragsübersicht stellt geforderte, bezahlte und offene Beträge gegenüber. Sie sehen, welche Einheiten beziehungsweise Rechnungsempfänger noch offene Forderungen haben.Zur Anleitung →
4.5Die Jahresrechnung nachvollziehenDie Jahresrechnung verbindet tatsächliche Kosten, Budgetvergleich und die Verteilung auf die Anteile. Sie hält zugleich Revision, Genehmigung und Version der Abrechnung sichtbar.Zur Anleitung →
4.6Eine Versammlung vorbereiten und abschliessenDie Versammlung führt von Traktanden und Unterlagen über Teilnahme und Abstimmungen zum Protokoll. Vorbereitungshinweise zeigen fehlende Unterlagen und offene Prüfungen; der Protokollentwurf nennt, was nicht erfasst ist.Zur Anleitung →
4.7Eine Gemeinschaft übernehmen und den Eröffnungsbestand buchenBei einem Verwaltungswechsel legen Sie die Gemeinschaft auf der bestehenden Liegenschaft an und übernehmen den Abschluss der Vorverwaltung: Eigentümersaldi, Erneuerungsfonds, Bankkonto, offene Lieferantenrechnungen und offene Beschlüsse, je mit ihrer Quelle.Zur Anleitung →
05 · 12 Funktionen
Portale für die Zusammenarbeit
Was Mieterschaft, Eigentümerschaft und Handwerksbetriebe in ihren eigenen Zugängen sehen und erledigen.
5.1Das Mieterportal nutzenIm Mieterportal finden Sie Rechnungen, Ihren Mietvertrag, Dokumente und Ihre Anliegen an einem Ort. Für eine Rückfrage oder Schadensmeldung müssen Sie die Informationen nicht über mehrere Kanäle zusammensuchen.Zur Anleitung →
5.2Das Eigentümerportal nutzenDas Eigentümerportal gibt Ihnen Einblick in Ihre Liegenschaften, offene Forderungen, Leerstände und Ergebnisse. Sie können Zahlen und Unterlagen selbst nachsehen, Anfragen der Bewirtschaftung direkt entscheiden und gezielter mit ihr sprechen.Zur Anleitung →
5.3Als Stockwerkeigentümer mitwirkenHier finden Sie alles zu Ihrer Stockwerkeigentümergemeinschaft, geordnet nach Bereichen: «Übersicht», «Versammlungen», «Beschlüsse und Arbeiten», «Beiträge und Konto», «Erneuerungsfonds», «Dokumente» und «Kontakt». Die verfügbaren Funktionen richten sich nach Ihrer Beziehung zur Gemeinschaft und Ihrer Rolle.Zur Anleitung →
5.4Einen Handwerkerauftrag bearbeitenDas Handwerkerportal zeigt Ihnen die zugewiesenen Arbeiten und die Informationen zur Ausführung. Rückmeldungen, Offerten und Rechnungen bleiben beim jeweiligen Auftrag nachvollziehbar.Zur Anleitung →
5.5Angeforderte Dokumente hochladenBraucht Ihre Verwaltung eine Unterlage von Ihnen, etwa einen Betreibungsregisterauszug oder den Nachweis Ihrer Privathaftpflichtversicherung, fordert sie diese im Portal an. Sie laden das Dokument direkt bei der Anfrage hoch, statt es per E-Mail zu senden.Zur Anleitung →
5.6Nebenkosten, Übergaben und Profil im MieterportalNeben Rechnungen und Anliegen bietet das Mieterportal Ihre Nebenkostenabrechnungen mit Einsicht in die Belege, die Termine und Protokolle Ihrer Wohnungsübergaben sowie Ihre Kontaktdaten und Benachrichtigungen.Zur Anleitung →
5.7Anfragen der Bewirtschaftung entscheidenÜbersteigt eine Reparatur die Kompetenz der Bewirtschaftung, bittet sie Sie als Eigentümerschaft um Zustimmung. Sie entscheiden direkt im Portal und sehen daneben, welche Unterhaltsthemen an Ihren Liegenschaften gerade laufen.Zur Anleitung →
5.8Rechnung für einen erledigten Auftrag einreichenNach dem Abschluss eines Auftrags laden Sie Ihre Rechnung direkt im Auftrag hoch. Sie geht an die Buchhaltung der Bewirtschaftung, und Sie verfolgen, ob sie eingegangen, verbucht oder bezahlt ist.Zur Anleitung →
5.9Mit einem Login anmeldenAlle melden sich auf derselben Seite an: Mitarbeitende, Mieter, Eigentümer und Handwerker. ImmoFlow erkennt an Ihren Rollen, wohin Sie gehören, und mit einem Konto erreichen Sie alle Verwaltungen, die Sie eingeladen haben.Zur Anleitung →
5.10Zwischen Verwaltungen und Rollen wechselnOben in der Kopfzeile sehen Sie, bei welcher Verwaltung und in welcher Rolle Sie gerade arbeiten. Über dieses Menü wechseln Sie zu einer anderen Verwaltung, zur Gesamtübersicht oder zu einer anderen Rolle.Zur Anleitung →
5.11Alle Verwaltungen auf einen BlickDie Gesamtübersicht zeigt, was bei all Ihren Verwaltungen ansteht, und alle Ihre Liegenschaften und Stockwerkeinheiten, jeweils mit der Verwaltung beschriftet. Handwerker sehen hier alle offenen Aufträge.Zur Anleitung →
5.12Verbindungen, Einladungen und Startansicht verwaltenUnter «Mein Konto» sehen Sie, mit welchen Verwaltungen Ihr Konto verbunden ist, nehmen offene Einladungen an oder lehnen sie ab, beenden eine Verbindung und legen fest, womit Sie nach der Anmeldung starten.Zur Anleitung →
06 · 6 Funktionen
Berichte und Eigentümerunterlagen
Abrechnungen und Berichte lesen und die passenden Unterlagen für Eigentümerschaft und Treuhand finden.
6.1Eigentümerabrechnungen lesenEine Eigentümerabrechnung stellt Erträge, Aufwände und den Saldo einer Periode gegenüber. Die Auszahlung wird gesondert verfolgt. Dadurch bleiben Abrechnungszahlen und Geldbewegungen unterscheidbar.Zur Anleitung →
6.2Berichte gezielt nutzenBerichte beantworten unterschiedliche Fragen: Wer mietet welche Einheit? Wie entwickelt sich das Ergebnis? Welche Unterhaltskosten sind für die Steuerunterlagen zu prüfen? Dazu kommen die Quartals- und Jahresberichte, die Ihre Verwaltung für Sie veröffentlicht.Zur Anleitung →
6.3Berichte für Liegenschaften erstellenUnter «Berichte» erstellen Sie die Auswertungen Ihrer Liegenschaften: Mieterspiegel zum Stichtag, Erfolgsrechnung über eine Periode, Bilanz zum Stichtag und den konsolidierten Eigentümerbericht. Jeder Bericht lässt sich als PDF ausgeben.Zur Anleitung →
6.4Eigentümerberichte erstellen, kommentieren und planenDer Eigentümer-Quartalsbericht fasst alle Liegenschaften einer Eigentümerschaft für ein Quartal oder ein Jahr zusammen. Als Berichtspaket veröffentlichen Sie ihn im Eigentümerportal, auf Wunsch mit einer Zusammenfassung, oder lassen ihn nach jedem Periodenende automatisch erstellen und zustellen.Zur Anleitung →
6.5Daten nach Excel exportierenListen und Auswertungen laden Sie als Excel-Datei in Schweizer Formaten herunter, etwa für die Eigentümerschaft, die Treuhandstelle oder eigene Auswertungen. Ein Listenexport enthält immer alle Zeilen, die Ihrem aktuellen Filter entsprechen.Zur Anleitung →
6.6Jahresdossier und Export für die TreuhandstelleFür den Jahresabschluss stellt ImmoFlow je Buchungskreis ein Jahresdossier mit allen Auswertungen und Belegen zusammen. Die Treuhandstelle erhält Journal, Saldenliste und offene Posten zusätzlich als Excel- oder CSV-Export.Zur Anleitung →
07 · 12 Funktionen
Organisation, Sicherheit und Einrichtung
Wie Sie eine Verwaltung einrichten, Daten übernehmen, das Team mit Rollen und Zuteilungen führen, die Anmeldung absichern und Vorlagen, Rechtstexte, E-Mail-Eingang und Datenschutz verwalten.
7.1Ein Mandat einrichten und Daten übernehmenBeim Umstieg erfassen Sie Liegenschaften, Einheiten, Kontakte, Mietverhältnisse und Eigentum am schnellsten per Excel-Import. Die Karte «Bereit für den Testbetrieb?» auf dem Dashboard zeigt pro Mandat, was schon steht und was noch fehlt.Zur Anleitung →
7.2Team, Rollen und LiegenschaftszuteilungUnter «Team & Rollen» laden Sie Mitarbeitende ein, vergeben Rollen und regeln Stellvertretungen. Mit der Liegenschaftszuteilung sehen Bewirtschaftung, Assistenz und Lesezugriff nur die Liegenschaften, für die sie zuständig sind.Zur Anleitung →
7.3Zwei-Faktor-Anmeldung einrichtenDie Zwei-Faktor-Anmeldung schützt Ihr Konto zusätzlich zum Passwort mit einem Code aus einer Authenticator-App. Die Verwaltung kann sie für alle Mitarbeitenden verlangen; Mieterschaft, Eigentümerschaft und Handwerksbetriebe nutzen sie freiwillig.Zur Anleitung →
7.4Angaben und Regeln der Verwaltung festlegenUnter «Organisation» stehen die Angaben, die auf Dokumenten erscheinen, und die Regeln, die für die ganze Verwaltung gelten: Logo, Zahlungsempfänger, Mahnspesen, KI-Funktionen, Uploads, Vier-Augen-Prinzip und Datenschutz.Zur Anleitung →
7.5Textvorlagen für Nachrichten und Briefe pflegenTextvorlagen sind die eigenen Textbausteine Ihrer Verwaltung pro Kommunikationsart und Sprache, etwa für Unterlagen anfordern, Terminbestätigung, Zahlungserinnerung, Brief oder Serienbrief. Platzhalter füllt ImmoFlow beim Entwurf aus dem Datensatz.Zur Anleitung →
7.6Mietvertragsvorlagen prüfen und Verträge erzeugenMietverträge entstehen aus versionierten Vorlagen für Wohnung, Geschäftsraum und Parkplatz. Jede Klausel trägt ihren Prüfstand; ein erzeugter Vertrag nennt die Version, aus der er stammt.Zur Anleitung →
7.7Rechtstexte, amtliche Formulare und SchlichtungsbehördenImmoFlow stellt Mietzinsänderungen, Kündigungen der Vermieterschaft und das Formular zum Anfangsmietzins auf einem amtlichen Formular aus: auf der eigenen Vorlage, sobald der Kanton sie genehmigt hat, sonst auf dem Formular des Kantons, unverändert ausgefüllt. Die zuständige Schlichtungsbehörde stammt aus dem Verzeichnis der kantonalen Listen; unter «Rechtstexte» halten Sie fest, welche Texte rechtlich geprüft sind.Zur Anleitung →
7.8E-Mails in den Posteingang bringenDer E-Mail-Eingang holt Rechnungen und Briefe per E-Mail in den Posteingang. Jeder Anhang wird ein eigener Eintrag zur selben E-Mail, der Absender wird als Kontakt vorgeschlagen.Zur Anleitung →
7.9Lange Vorgänge im Hintergrund verfolgenImports, das Lesen von Dokumenten durch die KI, NK-PDF-Pakete, das Jahresdossier, Excel-Exporte, Serienbriefe und der E-Mail-Versand laufen als Hintergrundaufträge. So bleibt ImmoFlow bedienbar, auch wenn ein Vorgang länger dauert.Zur Anleitung →
7.10Datenschutz-Anfragen beantwortenVerlangt eine Person Auskunft über ihre Daten, eine Berichtigung oder eine Löschung, erfassen Sie die Anfrage auf ihrem Kontakt. ImmoFlow führt durch Identitätsprüfung, Export, Prüfung auf Daten Dritter, Zustellung und Abschluss und überwacht die Frist von 30 Tagen.Zur Anleitung →
7.11Audit-Log, Archiv und Offboarding nutzenDas Audit-Log hält fest, wer wann was erstellt, geändert, exportiert oder angesehen hat, auch Downloads von Dokumenten und Zugriffe auf Personendaten. Im Archiv finden Sie archivierte Kontakte, Liegenschaften und Einheiten und stellen sie wieder her. Unter «Archiv & Offboarding» laden Sie die Buchhaltung jederzeit als lesbares Archiv herunter und führen, wenn Ihre Verwaltung ImmoFlow verlässt, das Offboarding bis zur Löschung.Zur Anleitung →
7.12Den Support kontaktierenBeantwortet die Hilfe eine Frage nicht oder funktioniert etwas nicht wie erwartet, senden Sie dem ImmoFlow Support direkt aus der App eine Anfrage. Die aufgerufene Seite, die ImmoFlow Version und die Kennung des letzten Fehlers gehen automatisch mit.Zur Anleitung →
Sehen Sie ImmoFlow mit Ihren eigenen Liegenschaften.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die Arbeitswege, die für Ihre Verwaltung zählen.