Funzioni
Dal giustificativo al versamento al proprietario.
ImmoFlow collega i flussi di lavoro che in molte amministrazioni sono distribuiti su più programmi. Tutte le immagini di questa pagina sono veri screenshot con dati dimostrativi. Ci clicchi sopra per vedere la vista completa.
Capitolo 1 di 8Posta in arrivo & ufficio
✦ Posta in arrivo
Leggere, attribuire, proporre: giustificativi e lettere.
Fatture, lettere ed e-mail arrivano in un'unica posta in arrivo. L'IA legge una fattura e propone una contabilizzazione, attribuisce una lettera a un'unità o propone un compito a partire da una scadenza nel testo. Legga la motivazione, corregga se necessario e poi riprenda.
- Proposta con motivazione e livello di affidabilità invece di una registrazione automatica
- I giustificativi delle spese accessorie vengono attribuiti alla verifica di completezza
- Caricare e-mail .eml o .msg, inviarle a un indirizzo di ricezione proprio o prelevarle da una casella IMAP; ogni allegato diventa un giustificativo
- Le segnalazioni urgenti come acqua, fuoco o guasto al riscaldamento vengono prima; ogni decisione resta tracciabile nel registro
- Gli scritti di autorità e assicurazioni vengono riconosciuti: mittente, riferimento e proprietario interessato tratti dallo scritto, una scadenza come proposta di compito e, dopo la Sua conferma, la scansione viene archiviata presso l'immobile, il contratto di locazione o il proprietario
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Ufficio & corrispondenza
Una lettera a tutti gli inquilini di un immobile.
Una lettera in serie o un'e-mail va a tutti gli inquilini o proprietari di uno o più immobili, con una selezione più fine se lo desidera. I segnaposto vengono compilati per ogni destinatario, ognuno riceve il testo nella propria lingua e vede ogni versione prima dell'invio. Le lettere vengono archiviate presso il contatto e il contratto.
- Modelli di testo propri dell'amministrazione, per lingua e con versioni
- Individuare i contatti doppi e unirli con tutti i collegamenti; NPA, località e via da elenchi ufficiali della Confederazione, cronologia degli indirizzi per contatto
- Calendario per mese, settimana, giorno e lista; scadenze e appuntamenti da contratti, ticket e richiami vi compaiono da soli
- Esportazione Excel di immobili, unità, contatti, ticket, compiti, elenco pigioni e ripartizione delle spese accessorie
- I lavori lunghi come importazioni, pacchetti PDF e lettere in serie girano in background con indicazione dell'avanzamento
- Le e-mail a inquilini, proprietari e artigiani partono a nome della Sua azienda; le risposte arrivano al Suo indirizzo o, se lo desidera, a un indirizzo proprio per ogni mandato. Un indirizzo mittente sul Suo dominio è previsto
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Capitolo 2 di 8Locazione
Portafoglio & locazione
Tutto l'immobile a colpo d'occhio.
Il piano di occupazione mostra ogni unità per piano con numero di locali, superficie, inquilino, pigione e stato. Dall'immobile si passa direttamente a ticket, consegne, documenti e contabilità.
- Stato affittato, sfitto, riservato, in ristrutturazione
- Contratto di locazione in PDF da modelli con versioni, con la base legale di ogni clausola; una volta firmato compare nel portale degli inquilini
- Modifiche della pigione e disdette preparate secondo i requisiti del cantone, con l'autorità di conciliazione competente e la prova di notifica
- Consegne con verbale
Commercializzazione
Dall'annuncio alla bozza di contratto.
Un annuncio nasce dai dati dell'unità, con una bozza di testo dell'IA, foto e planimetrie. ImmoFlow lo esporta come file IDX per Homegate, ImmoScout24 e newhome, che caricate sul portale. Gli interessati prenotano visite e si candidano tramite un link pubblico.
- Verifica per portale della completezza dell'annuncio, ed esposé in PDF
- Fasce di visita con posti, promemoria il giorno prima ed e-mail di sollecito in caso di assenza
- Confrontare le candidature; la candidatura accettata diventa un contatto e una bozza di contratto
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Capitolo 3 di 8Contabilità & spese accessorie
Contabilità
Sei compiti tipici, dal mese alla chiusura annuale.
Fatture dei fornitori, pagamenti in entrata e spese accessorie sono collegati, perché tutto viene registrato nello stesso giornale.
1 · Fatture in entrata
Fatture aperte, pagate e annullate con categoria, immobile e scadenza. Si paga tramite lotti di pagamento.
2 · Riconciliazione dei pagamenti
Importare gli estratti conto dall'e-banking. Se il riferimento QR corrisponde, la fattura dell'inquilino viene saldata, altrimenti il pagamento viene registrato per l'attribuzione. Ogni cerchia contabile ha un conto per l'incasso delle pigioni confermato espressamente.
3 · Periodo delle spese accessorie
I costi vengono derivati dalle registrazioni del periodo. L'anteprima mostra acconti e costi effettivi per inquilino prima della chiusura del periodo.
4 · Verificare la completezza dei giustificativi
Per ogni fattura ricorrente confermata, ImmoFlow mostra per quale periodo manca un giustificativo o non è chiaro.
5 · IVA
Per gli immobili commerciali: opzione per unità, imposta precedente sulle fatture dei fornitori, correzione per uso misto e rendiconto per trimestre o semestre con le cifre del modulo dell'AFC.
6 · Chiusura annuale per la fiduciaria
Dossier annuale con un PDF di bilancio, conto economico, schede di conto e giornale, più tutti i giustificativi in un file ZIP. Giornale, bilancio di verifica e partite aperte anche in Excel o CSV.
Conteggio RCP
Conteggiare l'energia solare del proprio tetto.
Un raggruppamento ai fini del consumo proprio (RCP) vende l'energia solare agli inquilini, al proprietario e alle parti comuni. ImmoFlow la conteggia per periodo, emette le fatture e limita il prezzo secondo l'art. 16 OEn.
- RCP e RCP virtuale con i contatori intelligenti del gestore di rete
- Partecipanti ripresi dai contratti di locazione, consumo da letture o dati a intervalli (CSV)
- Prezzo forfettario dell'80 % del prodotto elettrico standard o secondo i costi effettivi, con il limite legale nell'anteprima
Capitolo 4 di 8Proprietari
Conteggio del proprietario
Perché utile e versamento non coincidono.
Il conteggio annuale mostra il risultato contabile e accanto i mezzi disponibili dopo impegni e riserve. Sotto figurano ciò che spetta al proprietario, ciò che è già stato versato e ciò che è ancora aperto.
- Fatture dei fornitori aperte e acconti trattenuti indicati singolarmente
- Ricavi e costi dettagliati fino al conto
- Pubblicato in PDF, con rapporti trimestrali e annuali in un pacchetto PDF, secondo un calendario se lo desiderate
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Portale dei proprietari
Indicatori e rapporti in un unico luogo.
I proprietari vedono nel portale i loro conteggi, rapporti e documenti, oltre a foto e planimetrie dei loro immobili. Gli incarichi d'urgenza compaiono per conoscenza, e su un'offerta oltre la competenza di spesa decidono nel portale. Scaricano da soli indicatori e rapporti.
- Rendimento lordo e netto, sfitto, arretrati, valore venale
- Estratto fiscale con manutenzione conservativa e investimenti a plusvalore
- Specchietto degli inquilini, conto economico e bilancio in PDF, l'estratto fiscale anche in Excel per il fiduciario
- I temi di manutenzione in corso che l'amministrazione condivide con loro
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Capitolo 5 di 8Proprietà per piani
Proprietà per piani
Preventivo e contributi ripartiti in modo comprensibile.
Il preventivo mostra ogni posizione con l'anno precedente, la chiave di riparto e il conto. I contributi per unità si possono scomporre fino alla singola posizione.
- Chiavi di riparto secondo la quota di valore o un gruppo proprio, ad esempio l'ascensore per i piani superiori
- Contributi in rate liberamente scelte, ad esempio trimestrali, con polizza di versamento QR
- Verifica dei costi ricorrenti nella contabilità della comunione
- Lista di controllo per la ripresa ed esportazione per il passaggio del mandato
- Situazione d'apertura alla ripresa, inserita a mano o da un modello Excel, con indicazione delle fonti e riconciliazione con la banca e il conto dell'anno precedente
- Gestione del fondo di rinnovamento, conto annuale con attestazione fiscale per ogni comproprietario
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Assemblea & votazione
Dall'elenco delle trattande al verbale.
Le trattande vengono preparate a partire da conto annuale, preventivo e casi di manutenzione, con testo della proposta, tipo di maggioranza e allegati. Le votazioni vengono registrate per trattanda con sì, no, astensione e voti determinanti.
- Tipo di maggioranza e base legale per trattanda
- Quorum da presenze e rappresentanze
- Verbale con versioni, decisioni con stato di attuazione
- Votazione dal vivo sul proprio telefono, conteggiata per teste e quote di valore, con un pannello di comando per la presidenza
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Portale per i comproprietari
Contributi, assemblee e decisioni per circolazione.
I comproprietari vedono gli importi aperti per unità, il prossimo contributo con calcolo e polizza di versamento, le assemblee in arrivo e le decisioni per circolazione in corso.
- Annunciare la partecipazione o conferire una procura
- Convocazione e allegati in PDF
- Le iscrizioni per posta, e-mail o telefono e le risposte alle decisioni per circolazione per posta o e-mail vengono pure registrate
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Capitolo 6 di 8Manutenzione & portali
Ticket
Segnalazione, caso e incarico in un unico flusso.
Ogni ticket mostra a che punto è la pratica e chi deve agire. Se un danno in una proprietà per piani è registrato come diritto esclusivo, viene rinviato al proprietario invece di essere incaricato dalla comunione.
- Cronologia, allegati, artigiani e incarichi per ticket
- Ticket simili e passi successivi proposti
- Portale artigiani per le imprese
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Consegna
Cosa paga l'inquilino alla riconsegna.
Per ogni danno nel verbale di riconsegna, ImmoFlow calcola la quota dell'inquilino secondo la durata di vita dell'elemento e mostra il calcolo. La normale usura non viene mai addebitata e una deroga richiede un motivo.
- Durate di vita basate sulla tabella paritetica della durata di vita, modificabili nelle impostazioni
- Dalla ripartizione, una bozza di fattura all'inquilino o una proposta di trattenuta sulla garanzia
- Verbale locale per locale con foto, firmato da entrambe le parti; una correzione solo tramite una nuova versione
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Portale inquilini & fornitori
Inquilini e artigiani collaborano direttamente.
Gli inquilini segnalano difetti, vedono le loro fatture con la fattura QR, i loro documenti e immagini del loro appartamento. Quando l'amministrazione richiede documenti, li caricano nel portale. Gli artigiani confermano gli incarichi, inoltrano offerte e chiudono gli incarichi.
- Notifica per e-mail e nel portale quando la propria segnalazione avanza, ogni canale disattivabile
- Gli artigiani caricano la loro fattura al termine dei lavori; arriva all'amministrazione per la registrazione
- Un artigiano vede le foto di un ticket solo se l'amministrazione gliele mostra una per una
- In ogni portale un aiuto che risponde alle domande con l'IA a partire dall'aiuto di ImmoFlow
- Gli inquilini vedono il conteggio delle spese accessorie con i giustificativi e annunciano un'intenzione di disdetta nel portale; vale solo lo scritto firmato
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Capitolo 7 di 8Cambio, interfacce & aiuto
Ripresa dei dati
I Suoi dati da qualsiasi sistema precedente.
Carica l'esportazione così come il Suo software la produce. ImmoFlow la legge, pone solo le domande aperte, riconcilia al centesimo con i Suoi rapporti in quattro fasi in una prova ed entra in esercizio solo dopo la Sua firma. OV Solutions accompagna la ripresa.
- Pilota automatico, con il supporto dell'IA o a mano, come convenuto nel contratto; finché non è stabilito un modo, nulla va a un'IA
- Una pagina che mostra sempre il Suo prossimo passo: una frase e un pulsante, domande raggruppate e con una raccomandazione
- Dati di base, saldi e partite aperte, periodi in corso e documenti riconciliati in un'organizzazione di prova; inquilini, proprietari e banca non se ne accorgono
- La Sua firma vincola esattamente lo stato verificato; il giorno del passaggio tutto viene riconciliato di nuovo e, se una cifra non torna, tutto viene annullato
- ImmoFlow impara le nuove forme di rapporto di un software come profilo di origine; il nostro team esamina ciascuno con le sue prove e lo approva prima che valga per altre riprese
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Interfacce
Collegato a banca, posta, portali e fiduciaria.
Oggi ImmoFlow lavora con ogni banca svizzera tramite file, esporta la contabilità per la fiduciaria e offre un'interfaccia di programmazione in sola lettura. I collegamenti diretti sono pianificati: oggi nessuno ha una trasmissione verificata con il fornitore. Per ciascuno è indicato che cosa è già costruito; un collegamento entra in esercizio solo dopo essere stato testato con il fornitore.
- Oggi: leggere gli estratti conto come CAMT, caricare i pagamenti come pain.001 nell'e-banking
- Oggi: esportazione per Abacus, bexio e Sage 50 Svizzera con la Sua attribuzione dei conti, e un'interfaccia di programmazione (API) in sola lettura per partner e fiduciaria
- Pianificato: banca direttamente tramite SIX bLink o EBICS. È costruito il flusso che passa gli estratti forniti alla lettura CAMT esistente; un collegamento con una banca non esiste ancora. Fino ad allora scarica e carica i file Lei stesso
- Pianificato: addebito diretto (LSV+ / CH-DD) ed eBill nell'e-banking degli inquilini. È costruito il file di addebito (pain.008), verificato secondo lo schema di SIX; un collegamento con una banca o con la rete eBill non esiste ancora
- Pianificato: invio postale tramite Pingen per posta A, posta B o raccomandata. È costruito il collegamento con l'interfaccia di Pingen, testato con risposte riprodotte, non ancora con Pingen stessa; è disattivato
- Pianificato: annunci direttamente su Homegate, ImmoScout24 e Newhome, garanzia d'affitto tramite SwissCaution o Firstcaution. Oggi ImmoFlow crea il file IDX che Lei carica nel portale; per gli assicuratori di garanzia esiste un formato di consegna, ma non ancora una trasmissione
Manuale & aiuto
Ogni ambito spiegato passo dopo passo.
ImmoFlow comprende un manuale d'uso per ogni ambito, guide rapide per i primi passi e l'aiuto pubblico ImmoFlow, tutto in tedesco, francese, italiano e inglese. Nell'applicazione l'aiuto spiega la pagina su cui si trova.
- Guide rapide per il primo giorno, la prima fatturazione delle pigioni, il primo richiamo, i primi conteggi delle spese accessorie e del proprietario, la prima assemblea PPP e i portali
- Ponga una domanda all'aiuto con parole Sue; la risposta indica le fonti nell'aiuto
- Una richiesta al supporto direttamente dall'applicazione, con risposta e notifica nell'app
Capitolo 8 di 8Protezione dei dati & sicurezza
Protezione dei dati & sicurezza
La protezione dei dati come flusso di lavoro.
L'amministrazione gestisce le richieste di accesso, rettifica e cancellazione secondo la LPD come pratica con scadenza: verificare l'identità, creare ed esaminare l'esportazione, consegnare, chiudere. La cancellazione rende anonimo il contatto; ciò che la legge impone di conservare resta fino alla data indicata.
- Accesso a due fattori con un'app di autenticazione o una passkey, esigibile per i collaboratori per organizzazione
- Funzioni IA disattivabili per organizzazione; IBAN e numero AVS non giungono mai completi all'IA e, se lo desidera, nomi, indirizzi, e-mail e telefono solo come segnaposto
- Ruoli con diritti graduati e un registro delle modifiche
- L'apertura di documenti e di dati personali sensibili viene registrata, senza contenuto
- Accesso con l'account aziendale tramite Microsoft Entra ID, Google o un altro servizio OpenID Connect, attivato da OV Solutions per ogni azienda
- Esportazione completa dei dati in ogni momento, anche in caso di uscita
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Sicurezza & ubicazione dei dati
Dove si trovano i Suoi dati e come sono protetti.
Ciò che vale oggi e ciò che è predisposto per l'esercizio con dati dei clienti sono indicati separatamente. Fino alla costituzione di OV Solutions, ImmoFlow funziona solo con dati dimostrativi e di prova.
Salvati a Zurigo
Applicazione, banca dati e documenti si trovano in centri di calcolo di Microsoft a Zurigo (Azure Switzerland North). Anche i giustificativi scansionati vengono letti a Zurigo; il servizio cancella documento e risultato al più tardi dopo 24 ore.
Backup e ripristino
La banca dati si può ripristinare a qualsiasi momento, i documenti hanno versioni e un cestino di 14 giorni. Per l'esercizio con dati dei clienti sono predisposti 35 giorni di storico e una copia nella seconda regione svizzera (Switzerland West). Un esercizio di ripristino verifica il risultato fino ai saldi e ai documenti.
Accesso sicuro
Accesso a due fattori con un'app di autenticazione o una passkey (Face ID, impronta digitale, chiave di sicurezza), esigibile dall'azienda per i suoi collaboratori. I collaboratori possono anche accedere con l'account aziendale: Microsoft Entra ID, Google o un altro servizio OpenID Connect.
Registro di audit protetto dalle modifiche
Ogni modifica scrive una riga nel registro di audit nello stesso passo, e il registro non si può modificare. Ogni notte viene sigillato per azienda con somme di controllo concatenate e protette da una chiave; il controllo notturno riconosce e segnala ogni modifica successiva.
IA senza addestramento con i Suoi dati
Nessun modello di IA viene addestrato con i Suoi dati. Per una proposta all'IA va solo il testo necessario, IBAN e numero AVS mai completi, e l'IA si può disattivare per azienda. Oggi il produttore del modello di IA elabora le richieste negli Stati Uniti. Dalla costituzione l'IA passa da Amazon Bedrock: avvio a Zurigo, elaborazione in centri di calcolo in Svizzera e nell'UE, senza salvare i contenuti.
Orientato a ISO 27001
Un'autovalutazione attribuisce tutti i 93 controlli della norma, e le direttive esistono come bozza e valgono dalla costituzione. Oggi ImmoFlow non ha alcuna certificazione.
Eccezioni al salvataggio in Svizzera: i file di programma dell'applicazione, senza dati dei clienti, sono distribuiti dall'Europa occidentale, e le e-mail vengono inviate da un servizio fuori dalla Svizzera. Dettagli nella dichiarazione sulla protezione dei dati.
Tutte le funzioni
Tutte le funzioni in sintesi
Ciò che ImmoFlow fa oggi, ordinato per ambito di lavoro. Ogni funzione ha la sua guida nel centro assistenza. Gli screenshot provengono dalla demo con dati di esempio.
01 · 21 funzioni
Postazione di lavoro e amministrazione
Dalla dashboard a immobili, unità e contratti di locazione, fino a visite, ticket e consegne: i percorsi quotidiani dell'amministrazione immobiliare.
1.1Iniziare la giornata lavorativaLa dashboard raccoglie i compiti aperti e le cifre importanti. Inizi da una questione concreta. Non è necessario conoscere prima tutti i settori.Alla guida →
1.2Capire immobili e rapporti di locazioneIl portafoglio collega edifici, unità, persone e contratti. L'immobile costituisce la cornice; un'unità è ad esempio un appartamento, un negozio o un posteggio.Alla guida →
1.3Verificare l'occupazione di un immobileIl piano di occupazione mostra le unità di un edificio nel loro insieme. Vede quali locali sono locati o liberi e da lì accede al rapporto di locazione concreto.Alla guida →
1.4Distinguere unità e contratto di locazioneL'unità descrive il locale locabile. Qui trova le sue caratteristiche e i collegamenti a storico delle locazioni, ticket, consegne, documenti, visite e candidature.Alla guida →
1.5Consultare i dati contrattuali e le parti coinvolteIl contratto di locazione collega unità, parte conduttrice, periodo e importi convenuti. È il punto di partenza per pagamenti, estratti delle spese accessorie, documenti contrattuali e il trattamento di una disdetta.Alla guida →
1.6Preparare una modifica della pigioneUna modifica della pigione riceve una data di validità. Così può registrare l'accordo futuro senza riscrivere a posteriori le fatture esistenti.Alla guida →
1.7Organizzare le visiteNella pianificazione vede gli appuntamenti di visita, i posti disponibili, gli interessati iscritti e il carico dei responsabili. Un link pubblico consente l'iscrizione alla visita e la candidatura online senza account utente.Alla guida →
1.8Tenere d'occhio appuntamenti e scadenzeIl calendario riunisce gli appuntamenti propri e le pratiche con data come scadenze, consegne, visite e compiti. Sceglie la vista, filtra il periodo e passa da una voce alla pratica corrispondente.Alla guida →
1.9Trattare una richiesta di un inquilinoUn ticket tiene insieme segnalazione, comunicazione, offerte, incarico e fattura. La riga «In attesa di» e lo svolgimento del caso mostrano il passo successivo e, in seguito, che cosa è avvenuto.Alla guida →
1.10Documentare una consegnaIl verbale di consegna guida attraverso locali e punti di controllo. Così stato e difetti possono essere registrati al posto giusto e, se necessario, trattati ulteriormente.Alla guida →
1.11Curare i contatti, unire i duplicati e mantenere aggiornati gli indirizziI contatti sono le persone e le ditte dietro locazioni, immobili e incarichi. La verifica dei duplicati trova le persone registrate due volte, e la cronologia degli indirizzi fa sì che una lettera vada all'indirizzo valido alla sua data.Alla guida →
1.12Distribuire compiti e scadenze nel teamI compiti registrano ciò che va fatto internamente: una richiamata, un accertamento, una scadenza tratta da una lettera. Possono essere collegati a immobile, unità, contatto, ticket o consegna e compaiono con la loro scadenza anche in «Appuntamenti».Alla guida →
1.13Archiviare, condividere documenti e richiederli agli inquiliniSotto «Documenti» trova tutta la documentazione dell'amministrazione, collegata a immobile, unità, contratto di locazione, contatto, ticket o compito. Se manca un documento dell'inquilino, lo richieda direttamente; l'inquilino lo carica nel portale.Alla guida →
1.14Inviare lettere circolariUna lettera circolare raggiunge tutti gli inquilini o i proprietari di uno o più immobili, ad esempio per un'interruzione dell'acqua. Ogni destinatario riceve il proprio testo nella sua lingua, come lettera da stampare o come e-mail.Alla guida →
1.15Preparare un annuncio ed esportarlo per i portaliPer le unità libere o che si liberano, ImmoFlow prepara l'annuncio dai dati dell'unità, lo verifica per ogni portale e lo produce come file IDX per Homegate, ImmoScout24 e newhome. Nulla viene pubblicato automaticamente.Alla guida →
1.16Ripartire i danni all'uscita, fatturarli e riassumere la consegnaAll'uscita il verbale registra i danni. La ripartizione dei costi calcola la quota dell'inquilino secondo la tabella paritetica della durata di vita, e il riassunto prepara la comunicazione all'inquilino.Alla guida →
1.17Notificare un danno all'assicurazione immobiliUna segnalazione con un danno d'acqua, una rottura vetri, un incendio o una tempesta diventa un sinistro. ImmoFlow allestisce la notifica per l'assicurazione e prepara l'e-mail da inviarle.Alla guida →
1.18Informare i fornitori di energia al cambio di inquilinoDopo una consegna dell'appartamento, i fornitori di elettricità, gas, teleriscaldamento e acqua hanno bisogno delle letture e della nuova parte contraente. ImmoFlow prepara la notifica di mutazione per ogni fornitore dal verbale.Alla guida →
1.19Opzioni di proroga e atti aggiuntiviUn contratto a tempo determinato può accordare al conduttore opzioni di proroga. ImmoFlow le tiene con termine e regola di pigione, sorveglia il termine nell'agenda e nel radar e trasforma l'esercizio nell'atto aggiuntivo numerato.Alla guida →
1.20Locazione commerciale: tipo di utilizzo, IVA e trasferimentoUna locazione di locali commerciali porta regole proprie: sei mesi di termine di disdetta, nessun limite per la garanzia, il pacchetto di clausole dell'utilizzo, l'IVA per locazione e il trasferimento a un successore secondo l'art. 263 CO. ImmoFlow applica i valori predefiniti alla registrazione e lascia modificare tutto.Alla guida →
1.21Pigione sul fatturato: dichiarazioni, promemoria e conteggio annualeNegozi e ristoranti pagano spesso una pigione minima più una quota del fatturato. ImmoFlow tiene le dichiarazioni del conduttore per periodo, sollecita con cortesia le dichiarazioni mancanti e conteggia l'anno con un pagamento supplementare; il conteggio è un PDF nel portale.Alla guida →
✦ 02 · 11 funzioni
L'IA nel lavoro quotidiano
Dove l'IA legge i giustificativi, spiega le segnalazioni e redige testi, e dove iniziano la Sua verifica e la Sua decisione.
2.1Dove l'IA La supportaL'IA aiuta dove deve registrare, verificare o spiegare in modo comprensibile delle informazioni. La panoramica porta alle proposte aperte. La pratica vera e propria resta nella posta in arrivo, nel calendario o nel settore specialistico.Alla guida →
2.2Registrare uno scritto o un giustificativoPuò caricare un PDF, un'immagine o un'e-mail salvata oppure incollare un testo da verificare; le e-mail di una ricezione configurata arrivano da sole. Ne nasce una proposta che tratta ulteriormente come ticket, scritto successivo, fattura, disdetta o compito.Alla guida →
2.3Verificare una fattura del fornitoreNella posta in arrivo il giustificativo e la proposta di registrazione sono affiancati. L'IA supporta la registrazione e la contabilizzazione. Lei verifica i dati e decide sulla registrazione.Alla guida →
2.4Chiarire le segnalazioni contabili con l'IA«Perché? Spiegazione dell'IA» aiuta a inquadrare un punto di controllo e a pianificare la verifica successiva. Il giustificativo, i punti di controllo e i campi modificabili accanto restano la base della Sua decisione.Alla guida →
2.5Trovare le fatture mancanti prima della chiusuraLa completezza delle fatture confronta le fatture registrate con le aspettative impostate. Così, ad esempio, un mese di elettricità mancante emerge prima della chiusura. Le segnalazioni completano il controllo professionale.Alla guida →
2.6Riprendere i dati di contatto da una firmaL'acquisizione IA evita di ricopiare a mano una firma o un breve testo di contatto. Riceve campi precompilati che può verificare prima della creazione.Alla guida →
2.7Preparare la settimana in modo miratoLa panoramica della settimana riassume le pratiche con data dei prossimi sette giorni e offre accessi diretti alle loro fonti. Un riepilogo IA lo richiama secondo necessità, ad esempio nella preparazione della giornata lavorativa.Alla guida →
2.8Spiegare un conteggio in modo comprensibileUna bozza di spiegazione La aiuta a tradurre le cifre esposte in frasi comprensibili. Il calcolo resta visibile separatamente e può essere confrontato con il testo.Alla guida →
2.9Redigere messaggi e lettere a partire dai datiSu contratto di locazione, contatto, immobile, consegna, procedura di richiamo e ticket redige messaggi e lettere formali a partire dai fatti registrati. Un modello di testo dell'amministrazione stabilisce la formulazione, l'IA la redige su richiesta; Lei verifica e decide che cosa viene salvato.Alla guida →
2.10Riassumere lo storico di un inquilino«Riassumere lo storico» mostra sul contratto di locazione e sul contatto le cifre e una cronologia di una locazione: pagamenti, saldo aperto, procedure di richiamo, segnalazioni, corrispondenza e disdette. Su richiesta l'IA formula gli stessi fatti come testo.Alla guida →
2.11Fare una domanda all'aiutoCon «Fare una domanda all'aiuto» pone una domanda con parole Sue. La risposta proviene solo dai temi di questo aiuto e li collega, così può leggere i passi e passare direttamente alla schermata corrispondente.Alla guida →
03 · 18 funzioni
Contabilità dal giustificativo al versamento
Il percorso di un importo dal giustificativo, attraverso registrazione, pagamento e richiamo, fino al conteggio delle spese accessorie e al conteggio del proprietario.
3.1Trattare fatture e pagamentiLa contabilità collega fatture della pigione, fatture dei fornitori, pagamenti e giornale, sempre separati per circolo contabile. La panoramica porta ai singoli passi di lavoro; il giornale mostra le operazioni registrate.Alla guida →
3.2Risalire da una registrazione alla sua fonteIl giornale rende tracciabili le operazioni. Con periodo, stato e immobile restringe la vista, verifica da dove proviene un importo e tratta le bozze di registrazione in attesa.Alla guida →
3.3Capire saldi e movimenti dei contiIl piano dei conti mostra i movimenti cumulati in dare e avere nonché il saldo per conto. Aiuta a passare da un totale alle singole registrazioni.Alla guida →
3.4Riconciliare il conto inquilinoIl conto inquilino collega crediti, pagamenti e saldo aperto di un rapporto di locazione. Risponde alla domanda su quale movimento abbia generato un arretrato ed è il punto di partenza per una nota di credito.Alla guida →
3.5Proseguire il trattamento di una fattura del fornitoreLa fattura tiene insieme fornitore, importo, attribuzione e stato del pagamento. La scheda «Svolgimento di questo caso» mostra gli oggetti successivi esistenti e il passo successivo.Alla guida →
3.6Attribuire e riconciliare i pagamenti bancariL'abbinamento pagamenti riunisce dati bancari e crediti aperti. Le attribuzioni riconosciute automaticamente La sgravano; i pagamenti poco chiari restano visibili per la verifica manuale.Alla guida →
3.7Trattare i crediti scadutiI richiami ordinano i casi aperti per livello di trattamento. Aiutano a trattare un arretrato con le relative fatture e la corrispondenza precedente.Alla guida →
3.8Creare e documentare una lettera di richiamoL'anteprima mostra quali crediti entrano nella lettera e quale tassa è prevista. Così può verificare contenuto e conseguenze prima della creazione.Alla guida →
3.9Seguire gli ordini di pagamento fino all'esecuzioneGli ordini di pagamento raggruppano gli ordini preparati per l'esportazione alla banca. Lo stato distingue bozza, sblocco, esportazione e caricamento nell'e-banking dall'esecuzione effettiva.Alla guida →
3.10Conteggiare le spese accessorie in modo tracciabileUn periodo delle spese accessorie raccoglie i costi e li ripartisce sui rapporti di locazione interessati. Nell'anteprima vede le quote di costo, gli acconti pagati e il saldo che ne risulta; dopo la chiusura la base resta congelata e viene corretta solo in modo documentato.Alla guida →
3.11Preparare un conteggio del proprietarioIl conteggio del proprietario riassume il risultato di un periodo e riporta il saldo. È la base per un rendiconto trasparente nei confronti dei proprietari.Alla guida →
3.12Effettuare il versamento al proprietarioLa finestra di versamento mostra l'importo del conteggio, i pagamenti effettuati e il residuo attualmente dovuto. Può preparare un ordine o documentare un pagamento già effettuato.Alla guida →
3.13Registrare i conti bancari e confermare il conto delle pigioni per circolo contabileOgni immobile tiene la propria contabilità in un circolo contabile separato. Ogni circolo contabile stabilisce esplicitamente su quale conto pagano gli inquilini: ImmoFlow non usa mai un conto automaticamente.Alla guida →
3.14Gestire l'IVA degli immobili commercialiSe un proprietario assoggettato all'IVA loca locali commerciali optando per l'imposizione, ImmoFlow fattura l'IVA su pigione e spese accessorie, registra l'imposta sulla cifra d'affari e l'imposta precedente e allestisce il rendiconto per periodo a partire dal giornale. Gli appartamenti restano esclusi dall'imposta.Alla guida →
3.15Impostare il piano dei conti e portarlo al nuovo modelloOgni amministrazione parte con il piano dei conti standard della contabilità immobiliare svizzera. Il modello è versionato: quando si aggiungono nuovi conti standard, li completa in modo mirato senza modificare i propri conti.Alla guida →
3.16Delimitare e chiudere un periodoA fine anno costi e ricavi vanno attribuiti all'anno giusto; poi il periodo viene bloccato per circolo contabile. Ciò che cade ancora in un periodo chiuso, ImmoFlow lo registra dopo la Sua conferma il primo giorno aperto, senza perdere i dati originali.Alla guida →
3.17Inviare i richiami automaticamente o con approvazioneSe lo desidera, il ciclo giornaliero crea da sé i richiami ordinari scaduti e li invia per e-mail. Lei decide se ogni richiamo necessita prima della Sua approvazione, quali livelli sono inclusi e quanti partono al giorno.Alla guida →
3.18Pianificare un budget e confrontarlo con l'effettivoOgni immobile ha un budget per anno sul suo libro: righe per conto, gruppi come «Manutenzione», effettivo direttamente dal giornale registrato. La proprietaria approva una volta all'anno nel portale; i superamenti diventano il prossimo passo.Alla guida →
04 · 7 funzioni
Gestire la proprietà per piani
Proprietà, preventivo, contributi, conto annuale e assemblea di una comunione dei comproprietari per piani.
4.1Gestire una comunione PPPLa comunione raggruppa rapporti di proprietà, contributi, conto annuale, manutenzione e assemblee. La panoramica mostra quale lavoro è il prossimo da svolgere.Alla guida →
4.2Gestire proprietà e competenzeIl registro della proprietà collega quote, quote di valore e persone. Distingue la proprietà dall'uso nonché dalle competenze per fatture, corrispondenza e voto.Alla guida →
4.3Preparare preventivo e ripartizioneUn preventivo rende visibili i costi pianificati della comunione e la loro ripartizione. Il confronto con l'anno precedente sostiene una preparazione tracciabile.Alla guida →
4.4Seguire contributi e fatture d'accontoLa panoramica dei contributi mette a confronto importi richiesti, pagati e aperti. Vede quali unità o destinatari delle fatture hanno ancora crediti aperti.Alla guida →
4.5Ripercorrere il conto annualeIl conto annuale collega costi effettivi, confronto con il preventivo e ripartizione sulle quote. Mantiene al contempo visibili revisione, approvazione e versione del conteggio.Alla guida →
4.6Preparare e concludere un'assembleaL'assemblea porta da trattande e documenti, attraverso partecipazione e votazioni, fino al verbale. Le indicazioni di preparazione mostrano documenti mancanti e verifiche aperte; la bozza di verbale indica ciò che non è registrato.Alla guida →
4.7Riprendere una comunione e registrare la posizione d'aperturaIn caso di cambio di amministrazione crea la comunione sull'immobile esistente e riprende la chiusura della precedente amministrazione: saldi dei proprietari, fondo di rinnovamento, conto bancario, fatture dei fornitori aperte e decisioni aperte, ognuno con la sua fonte.Alla guida →
05 · 12 funzioni
Portali per la collaborazione
Che cosa vedono e sbrigano inquilini, proprietari e artigiani nei loro accessi personali.
5.1Utilizzare il portale inquiliniNel portale inquilini trova in un unico posto fatture, contratto di locazione, documenti e richieste. Per una domanda o la segnalazione di un danno non deve raccogliere le informazioni da più canali.Alla guida →
5.2Utilizzare il portale proprietariIl portale proprietari Le offre una visione dei Suoi immobili, dei crediti aperti, degli sfitti e dei risultati. Può consultare personalmente cifre e documenti, decidere direttamente le richieste dell'amministrazione e parlarle in modo più mirato.Alla guida →
5.3Partecipare come comproprietarioQui trovate tutto sulla Sua comunione di proprietari per piani, ordinato per sezioni: «Panoramica», «Assemblee», «Decisioni e lavori», «Contributi e conto», «Fondo di rinnovamento», «Documenti» e «Contatto». Le funzioni disponibili dipendono dal Suo rapporto con la comunione e dal Suo ruolo.Alla guida →
5.4Trattare un incarico da artigianoIl portale artigiani Le mostra i lavori assegnati e le informazioni per l'esecuzione. Riscontri, offerte e fatture restano tracciabili presso il rispettivo incarico.Alla guida →
5.5Caricare i documenti richiestiSe l'amministrazione ha bisogno di un documento da Lei, ad esempio un estratto del registro delle esecuzioni o l'attestazione dell'assicurazione di responsabilità civile, lo richiede nel portale. Lei carica il documento direttamente nella richiesta invece di inviarlo per e-mail.Alla guida →
5.6Spese accessorie, consegne e profilo nel portale inquiliniOltre a fatture e richieste, il portale inquilini offre i conteggi delle spese accessorie con accesso ai giustificativi, gli appuntamenti e i verbali delle consegne dell'appartamento, nonché i Suoi dati di contatto e le notifiche.Alla guida →
5.7Decidere le richieste dell'amministrazioneQuando una riparazione supera la competenza dell'amministrazione, questa Le chiede l'approvazione come proprietario. Decide direttamente nel portale e vede accanto quali temi di manutenzione sono in corso nei Suoi immobili.Alla guida →
5.8Inoltrare la fattura di un incarico conclusoConcluso un incarico, carica la fattura direttamente nell'incarico. Questa va alla contabilità dell'amministrazione e Lei segue se è stata ricevuta, registrata o pagata.Alla guida →
5.9Accedere con un unico loginTutti accedono dalla stessa pagina: collaboratori, inquilini, proprietari e artigiani. ImmoFlow riconosce dai Suoi ruoli dove deve andare, e con un unico conto raggiunge tutte le amministrazioni che L'hanno invitata.Alla guida →
5.10Passare da un'amministrazione o da un ruolo all'altroL'intestazione mostra con quale amministrazione e in quale ruolo sta lavorando. Questo menu La porta a un'altra amministrazione, alla panoramica completa o a un altro ruolo.Alla guida →
5.11Tutte le amministrazioni a colpo d'occhioLa panoramica completa mostra ciò che è in sospeso presso tutte le Sue amministrazioni e tutti i Suoi immobili e unità di proprietà per piani, ognuno con la sua amministrazione. Gli artigiani vi trovano tutti gli incarichi aperti.Alla guida →
5.12Gestire collegamenti, inviti e vista inizialeSotto «Il mio conto» vede a quali amministrazioni è collegato il Suo conto, accetta o rifiuta gli inviti aperti, termina un collegamento e sceglie da dove iniziare dopo l'accesso.Alla guida →
06 · 6 funzioni
Rapporti e documenti per i proprietari
Leggere conteggi e rapporti e trovare i documenti adatti per i proprietari e la fiduciaria.
6.1Leggere i conteggi del proprietarioUn conteggio del proprietario mette a confronto ricavi, costi e saldo di un periodo. Il versamento viene seguito separatamente. In questo modo le cifre del conteggio e i movimenti di denaro restano distinguibili.Alla guida →
6.2Utilizzare i rapporti in modo miratoI rapporti rispondono a domande diverse: chi affitta quale unità? Come evolve il risultato? Quali costi di manutenzione vanno verificati per la documentazione fiscale? A questi si aggiungono i rapporti trimestrali e annuali che l'amministrazione pubblica per Lei.Alla guida →
6.3Allestire i rapporti degli immobiliSotto «Rapporti» allestisce le analisi dei Suoi immobili: specchietto degli inquilini a una data di riferimento, conto economico su un periodo, bilancio a una data di riferimento e rapporto consolidato del proprietario. Ogni rapporto può essere prodotto in PDF.Alla guida →
6.4Allestire, commentare e pianificare i rapporti dei proprietariIl rapporto trimestrale del proprietario riunisce tutti gli immobili di un proprietario per un trimestre o un anno. Come rapporto periodico lo pubblica nel portale proprietari, se desidera con un riassunto, oppure lo fa allestire e inviare automaticamente dopo ogni fine periodo.Alla guida →
6.5Esportare dati in ExcelElenchi e analisi li scarica come file Excel nei formati svizzeri, ad esempio per il proprietario, la fiduciaria o analisi proprie. Un'esportazione di elenco contiene sempre tutte le righe che corrispondono al filtro attuale.Alla guida →
6.6Dossier annuale ed esportazione per la fiduciariaPer la chiusura annuale ImmoFlow raccoglie per ogni contabilità un dossier annuale con tutte le analisi e tutti i giustificativi. La fiduciaria riceve inoltre giornale, bilancio di verifica e partite aperte come esportazione Excel o CSV.Alla guida →
07 · 12 funzioni
Organizzazione, sicurezza e configurazione
Come configurare un’amministrazione, riprendere i dati, guidare il team con ruoli e assegnazioni, proteggere l’accesso e gestire modelli, testi giuridici, ricezione e-mail e protezione dei dati.
7.1Configurare un mandato e riprendere i datiAl passaggio, l’importazione Excel è il modo più rapido per registrare immobili, unità, contatti, contratti di locazione e proprietà. La scheda «Pronto per una prova?» nella dashboard mostra per ogni mandato che cosa è già pronto e che cosa manca ancora.Alla guida →
7.2Team, ruoli e assegnazione degli immobiliIn «Team e ruoli» invita i collaboratori, assegna i ruoli e regola le supplenze. Con l’assegnazione degli immobili, amministrazione, assistenza e sola lettura vedono solo gli immobili di cui sono responsabili.Alla guida →
7.3Configurare l’accesso a due fattoriL’accesso a due fattori protegge il Suo account, oltre che con la password, con un codice di un’app di autenticazione. L’amministrazione può richiederlo per tutto il personale; inquilini, proprietari e artigiani lo usano facoltativamente.Alla guida →
7.4Definire i dati e le regole dell’amministrazioneIn «Organizzazione» si trovano i dati stampati sui documenti e le regole valide per tutta l’amministrazione: logo, beneficiario, spese di richiamo, funzioni IA, caricamenti, principio dei quattro occhi e protezione dei dati.Alla guida →
7.5Curare i modelli di testo per messaggi e lettereI modelli di testo sono le formulazioni proprie della Sua amministrazione per tipo di comunicazione e lingua, per esempio richiesta di documenti, conferma di appuntamento, promemoria di pagamento, lettera o lettera circolare. ImmoFlow riempie i segnaposto con i dati del record durante la bozza.Alla guida →
7.6Verificare i modelli di contratto e generare i contrattiI contratti di locazione nascono da modelli versionati per abitazione, locale commerciale e posteggio. Ogni clausola porta il suo stato di verifica; un contratto generato indica la versione da cui proviene.Alla guida →
7.7Testi giuridici, moduli ufficiali e autorità di conciliazioneImmoFlow allestisce le modifiche della pigione, le disdette del locatore e il modulo della pigione iniziale su un modulo ufficiale: sul proprio modello non appena il Cantone lo ha approvato, altrimenti sul modulo del Cantone, compilato senza modifiche. L’autorità di conciliazione competente proviene dall’elenco delle liste cantonali; in «Testi giuridici» registra quali testi sono stati verificati giuridicamente.Alla guida →
7.8Portare le e-mail nella posta in arrivoLa ricezione e-mail porta nella posta in arrivo fatture e lettere ricevute per e-mail. Ogni allegato diventa una voce propria della stessa e-mail e il mittente viene proposto come contatto.Alla guida →
7.9Seguire le operazioni lunghe in backgroundImportazioni, lettura dei documenti da parte dell’IA, pacchetti PDF delle spese accessorie, dossier di fine anno, esportazioni Excel, lettere circolari e invio di e-mail vengono eseguiti come operazioni in background. Così ImmoFlow resta utilizzabile anche quando un’operazione dura più a lungo.Alla guida →
7.10Rispondere alle richieste sulla protezione dei datiQuando una persona chiede l’accesso ai suoi dati, una rettifica o una cancellazione, registra la richiesta sul suo contatto. ImmoFlow guida attraverso verifica dell’identità, esportazione, controllo dei dati di terzi, consegna e chiusura e sorveglia il termine di 30 giorni.Alla guida →
7.11Usare il registro di audit, l’archivio e l’offboardingIl registro di audit annota chi ha creato, modificato, esportato o consultato che cosa e quando, compresi i download di documenti e gli accessi a dati personali. Nell’archivio trova contatti, immobili e unità archiviati e li ripristina. In «Archivio & offboarding» scarica in ogni momento la contabilità come archivio leggibile e, se la Sua amministrazione lascia ImmoFlow, conduce l'offboarding fino alla cancellazione.Alla guida →
7.12Contattare il supportoSe l'aiuto non risponde a una domanda o qualcosa non funziona come previsto, invii una richiesta al supporto ImmoFlow direttamente dall'applicazione. La pagina aperta, la versione di ImmoFlow e l'identificativo dell'ultimo errore vengono trasmessi automaticamente.Alla guida →
Vede ImmoFlow con i Suoi immobili.
In 30 minuti Le mostriamo i flussi di lavoro che contano per la Sua amministrazione.