Datenschutzerklärung

Stand: 06.10.2026

Entwurf · nach GründungWird nach der Gründung der OV Solutions mit den Firmenangaben ergänzt. Vor Veröffentlichung rechtlich prüfen lassen.

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert nach Art. 19 ff. des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) darüber, welche Personendaten [Firma der Gesellschaft] (Gesellschaft in Gründung, nachfolgend «ImmoFlow» oder «wir») beim Besuch dieser Website, bei Anfragen und bei der Bereitstellung der Software ImmoFlow bearbeitet, zu welchen Zwecken und an wen sie bekanntgegeben werden.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich ist [Firma der Gesellschaft], [Strasse Nr., PLZ Ort], Schweiz, vertreten durch [Vorname Nachname]. Für Fragen zum Datenschutz und für die Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@ovsolutions.ch.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

Technische Daten beim Besuch der Website: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Angaben zum Browser (Server-Logs).
Angaben aus Demo-, Kontakt- und Investorenanfragen: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Telefon, Anzahl Einheiten, Ihre Nachricht, die Sprache der Anfrage sowie Zeitpunkt und Fassung Ihrer Einwilligung.
Angaben aus der Kundenbeziehung: Kontakt- und Vertragsdaten der Ansprechpersonen unserer Kunden sowie Zugangsdaten und Rollen der Benutzerinnen und Benutzer von ImmoFlow.
Daten, die unsere Kunden in ImmoFlow erfassen, etwa zu Mieterinnen und Mietern, Eigentümerinnen und Eigentümern und Lieferanten. Diese bearbeiten wir im Auftrag unserer Kunden (Ziffer 6).

4. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten, um

Anfragen zu beantworten und Demos durchzuführen,
Verträge mit unseren Kunden abzuschliessen und abzuwickeln,
ImmoFlow bereitzustellen, zu betreiben und weiterzuentwickeln,
die Sicherheit der Website und der Software zu gewährleisten und Missbrauch zu verhindern,
gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

5. Website, Formulare und Cookies

Beim Aufruf der Website speichert der Server technische Daten (Ziffer 3) in Protokolldateien, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten. Angaben aus den Formularen verwenden wir nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage; Ihre Einwilligung dazu geben Sie im Formular und können sie jederzeit widerrufen.

Diese Website verwendet nur technisch notwendige Cookies. Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies ein.

6. Bearbeitung im Auftrag unserer Kunden

Für Personendaten, die Verwaltungen und Eigentümer als unsere Kunden in ImmoFlow erfassen, ist der jeweilige Kunde verantwortlich. Wir bearbeiten diese Daten als Auftragsbearbeiter nach Art. 9 DSG nur so, wie der Kunde es selbst tun dürfte, und auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags.

Möchten Sie als Mieterin, Mieter, Eigentümerin, Eigentümer oder Lieferant Auskunft über diese Daten verlangen oder andere Rechte geltend machen, wenden Sie sich bitte an die Verwaltung, die Ihre Daten erfasst hat.

7. KI-Funktionen

Für die KI-Funktionen in ImmoFlow nutzen wir die Claude-API von Anthropic, PBC (USA). An Anthropic gehen nur die Inhalte, die eine Funktion verarbeitet, etwa der Text eines eingegangenen Schreibens oder einer E-Mail, eine Rechnung zur Kontierung, ein Entwurf, eine Meldung aus dem Mieterportal zur Prüfung der Dringlichkeit oder eine Frage an die Hilfe. Passwörter und Zugangsdaten werden nicht übermittelt. IBAN und AHV-Nummern gehen nie vollständig an Anthropic. Kunden können zusätzlich festlegen, dass Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern vor jedem Aufruf durch Platzhalter ersetzt werden. Anthropic löscht diese Inhalte innert 30 Tagen, ausser es muss sie länger aufbewahren, um seine Nutzungsrichtlinien durchzusetzen oder weil das Gesetz es verlangt, und verwendet sie nicht zum Training seiner Modelle. Geplant ist der Wechsel zu Claude über Amazon Web Services (AWS Bedrock): Die Anfragen gehen dann an das Rechenzentrum von AWS in Zürich und werden in der Schweiz oder in der EU bearbeitet, ohne dass AWS sie speichert oder an Anthropic weitergibt.

Gescannte Dokumente im Posteingang werden vorher mit Azure Document Intelligence von Microsoft in der Region Schweiz Nord gelesen.

Vorschläge der KI sind Entwürfe: Sie werden weder automatisch versendet noch automatisch gebucht. Die KI kann eine eingehende Meldung als dringend markieren. Jeder Aufruf wird ohne Inhalt protokolliert (Funktion, Zeitpunkt, Umfang). Kunden können die KI-Funktionen für ihre Organisation ausschalten.

8. Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland

Wir setzen folgende Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter) ein:

Microsoft (Azure): Betrieb der Anwendung, Datenbank, Dokumentenablage und Texterkennung in der Region Schweiz Nord sowie Fehler- und Leistungsüberwachung (Application Insights).
Anthropic, PBC (USA): KI-Funktionen (Ziffer 7).
Ein E-Mail-Versanddienst mit Sitz ausserhalb der Schweiz: Versand der E-Mails aus ImmoFlow und der Benachrichtigungen über Anfragen von der Website.

Bekanntgaben in Staaten ohne angemessenen Datenschutz erfolgen auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 16 DSG. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter erhalten Sie auf Anfrage.

Darüber hinaus geben wir Personendaten nur bekannt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

9. Aufbewahrung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen.

Geschäftsunterlagen bewahren wir während der gesetzlichen Fristen auf, in der Regel zehn Jahre (Art. 958f OR). Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden bearbeiten, löschen oder übergeben wir nach den Vorgaben des Auftragsbearbeitungsvertrags.

Anfragen über die Website (Demo, Kontakt, Investoren) löschen wir zwölf Monate nach ihrem Abschluss, alle übrigen spätestens 24 Monate nach der letzten Bearbeitung, sofern daraus keine Kundenbeziehung entsteht.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Missbrauch zu schützen, unter anderem verschlüsselte Verbindungen und Zugriffsrechte nach Rollen.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des DSG das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung sowie auf Herausgabe oder Übertragung Ihrer Personendaten. Sie können der Bearbeitung widersprechen und eine erteilte Einwilligung widerrufen. Wenden Sie sich dazu an datenschutz@ovsolutions.ch.

Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

12. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.