De la pièce justificative au versement au propriétaire.
ImmoFlow relie les tâches qui, dans beaucoup de gérances, sont réparties entre plusieurs programmes. Toutes les images de cette page sont de vraies captures d'écran avec des données de démonstration. Cliquez dessus pour voir la vue complète.
Lire, attribuer, proposer : justificatifs et courriers.
Factures, courriers et e-mails arrivent dans une seule boîte de réception. L'IA lit une facture et propose une imputation, attribue un courrier à une unité ou propose une tâche à partir d'un délai dans le texte. Vous lisez la justification, corrigez au besoin, puis reprenez.
- Proposition avec justification et niveau de confiance au lieu d'une comptabilisation automatique
- Les justificatifs de frais accessoires sont attribués au contrôle d'exhaustivité
- Téléverser des e-mails .eml ou .msg, les envoyer à une adresse de réception propre ou les relever dans une boîte IMAP ; chaque pièce jointe devient un justificatif
- Les annonces urgentes comme eau, feu ou panne de chauffage passent en premier ; chaque décision reste traçable dans le journal
- Les courriers d'autorités et d'assurances sont reconnus : expéditeur, référence et propriétaire concerné tirés du courrier, un délai comme proposition de tâche, et après votre confirmation le scan est classé auprès de l'immeuble, du bail ou du propriétaire
Une lettre à tous les locataires d'un immeuble.
Une lettre en série ou un e-mail part à tous les locataires ou propriétaires d'un ou plusieurs immeubles, avec une sélection plus fine si vous le souhaitez. Les champs sont remplis pour chaque destinataire, chacun reçoit le texte dans sa langue, et vous voyez chaque version avant l'envoi. Les lettres sont classées auprès du contact et du bail.
- Modèles de texte propres à la gérance, par langue et avec versions
- Repérer les contacts en double et les fusionner avec tous leurs liens ; NPA, localité et rue tirés de répertoires officiels de la Confédération, historique des adresses par contact
- Calendrier en mois, semaine, jour et liste ; délais et rendez-vous des baux, tickets et rappels y figurent d'eux-mêmes
- Export Excel des immeubles, unités, contacts, tickets, tâches, état locatif et répartition des frais accessoires
- Les travaux longs comme les imports, les paquets PDF et les lettres en série tournent en arrière-plan avec indication de l'avancement
- Les e-mails aux locataires, propriétaires et artisans partent au nom de votre entreprise ; les réponses arrivent à votre adresse ou, si vous le souhaitez, à une adresse propre à chaque mandat. Une adresse d'expéditeur sur votre propre domaine est prévue
Tout l'immeuble d'un coup d'œil.
Le plan d'occupation montre chaque unité par étage avec le nombre de pièces, la surface, le locataire, le loyer et le statut. De l'immeuble, vous accédez directement aux tickets, aux états des lieux, aux documents et à la comptabilité.
- Statut loué, vacant, réservé, en rénovation
- Contrat de bail en PDF à partir de modèles versionnés, avec la base légale de chaque clause ; une fois signé, il apparaît dans le portail des locataires
- Modifications de loyer et résiliations préparées selon les exigences du canton, avec l'autorité de conciliation compétente et la preuve de notification
- États des lieux avec procès-verbal
De l'annonce au projet de bail.
Une annonce se construit à partir des données de l'unité, avec un projet de texte par IA, des photos et des plans. ImmoFlow l'exporte en fichier IDX pour Homegate, ImmoScout24 et newhome, que vous téléversez sur le portail. Les intéressés réservent des visites et postulent via un lien public.
- Contrôle par portail de l'exhaustivité de l'annonce, et plaquette en PDF
- Créneaux de visite avec places, rappel la veille et e-mail de relance en cas d'absence
- Comparer les candidatures ; la candidature acceptée devient un contact et un projet de bail
Six tâches typiques, du mois à la clôture annuelle.
Factures fournisseurs, paiements reçus et frais accessoires sont liés, parce que tout est comptabilisé dans le même journal.
1 · Factures entrantes
Factures ouvertes, payées et annulées avec catégorie, immeuble et échéance. Le paiement passe par des ordres de paiement.
2 · Rapprochement des paiements
Importer les relevés bancaires de l'e-banking. Si la référence QR correspond, la facture du locataire est soldée, sinon le paiement est saisi pour attribution. Chaque cercle comptable a un compte d'encaissement des loyers confirmé expressément.
3 · Période de frais accessoires
Les coûts sont déduits des écritures de la période. L'aperçu montre les acomptes et les coûts effectifs par locataire avant la clôture de la période.
4 · Vérifier l'exhaustivité des pièces
Pour chaque facture récurrente confirmée, ImmoFlow montre pour quelle période une pièce manque ou n'est pas claire.
5 · TVA
Pour les immeubles commerciaux : option par unité, impôt préalable sur les factures fournisseurs, correction en cas d'utilisation mixte et décompte par trimestre ou semestre avec les chiffres du formulaire de l'AFC.
6 · Clôture annuelle pour la fiduciaire
Dossier annuel avec un PDF du bilan, du compte de résultat, des fiches de compte et du journal, plus tous les justificatifs dans un fichier ZIP. Journal, balance et postes ouverts aussi en Excel ou CSV.
Décompter l'électricité solaire de votre propre toit.
Un regroupement dans le cadre de la consommation propre (RCP) vend l'électricité solaire aux locataires, au propriétaire et aux parties communes. ImmoFlow la décompte par période, émet les factures et plafonne le prix selon l'art. 16 OEne.
- RCP et RCP virtuel avec les compteurs intelligents du gestionnaire de réseau
- Participants repris des baux, consommation tirée des relevés ou des données d'intervalle (CSV)
- Prix forfaitaire de 80 % du produit électrique standard ou selon les coûts effectifs, avec le plafond légal dans l'aperçu
Pourquoi bénéfice et versement ne sont pas identiques.
Le décompte annuel montre le résultat comptable et, à côté, les fonds disponibles après engagements et réserves. En dessous figurent ce qui revient au propriétaire, ce qui a déjà été versé et ce qui reste ouvert.
- Factures fournisseurs ouvertes et acomptes retenus indiqués séparément
- Produits et charges détaillés jusqu'au compte
- Publié en PDF, avec des rapports trimestriels et annuels en paquet PDF, selon un calendrier si vous le souhaitez
Indicateurs et rapports au même endroit.
Les propriétaires voient dans le portail leurs décomptes, rapports et documents, ainsi que les photos et plans de leurs immeubles. Les mandats d'urgence apparaissent pour information, et ils décident dans le portail d'une offre qui dépasse la compétence de dépense. Ils téléchargent eux-mêmes indicateurs et rapports.
- Rendement brut et net, vacance, arriérés, valeur vénale
- Attestation fiscale avec entretien conservant la valeur et investissements à plus-value
- État locatif, compte de résultat et bilan en PDF, l'attestation fiscale aussi en Excel pour la fiduciaire
- Les sujets d'entretien en cours que la gérance partage avec eux
Budget et contributions répartis de façon compréhensible.
Le budget montre chaque poste avec l'année précédente, la clé de répartition et le compte. Les contributions par lot peuvent être détaillées jusqu'au poste individuel.
- Clés de répartition selon la quote-part ou un groupe propre, par exemple l'ascenseur pour les étages supérieurs
- Contributions en acomptes librement choisis, par exemple trimestriels, avec bulletin de versement QR
- Contrôle des coûts récurrents dans la comptabilité de la communauté
- Liste de contrôle de reprise et export pour la remise du mandat
- Situation d'ouverture lors de la reprise, saisie à la main ou depuis un modèle Excel, avec indication des sources et rapprochement avec la banque et les comptes de l'exercice précédent
- Tenue du fonds de rénovation, comptes annuels avec attestation fiscale pour chaque copropriétaire
De l'ordre du jour au procès-verbal.
Les points de l'ordre du jour sont préparés à partir des comptes annuels, du budget et des cas d'entretien, avec texte de la proposition, type de majorité et annexes. Les votes sont saisis par point avec oui, non, abstention et voix déterminantes.
- Type de majorité et base légale par point
- Quorum à partir des présences et des représentations
- Procès-verbal avec versions, décisions avec état de mise en œuvre
- Vote en direct sur son propre téléphone, compté par têtes et par quotes-parts, avec un pupitre de commande pour la présidence
Contributions, assemblées et décisions par voie de circulation.
Les copropriétaires voient les montants ouverts par lot, la prochaine contribution avec son calcul et son bulletin de versement, les assemblées à venir et les décisions par voie de circulation en cours.
- Annoncer sa participation ou donner une procuration
- Convocation et annexes en PDF
- Les inscriptions par courrier, e-mail ou téléphone et les réponses aux décisions par voie de circulation par courrier ou e-mail sont aussi enregistrées
Annonce, dossier et mandat dans un seul déroulement.
Chaque ticket montre où en est le dossier et qui doit agir. Si un dommage en PPE est saisi comme droit exclusif, il est renvoyé au propriétaire au lieu d'être mandaté par la communauté.
- Historique, pièces jointes, artisans et mandats par ticket
- Tickets similaires et étapes suivantes proposées
- Portail des artisans pour les entreprises
Ce que le locataire paie à la sortie.
Pour chaque dégât du procès-verbal de sortie, ImmoFlow calcule la part du locataire selon la durée de vie de l'élément et montre le calcul. L'usure normale n'est jamais facturée, et un écart demande un motif.
- Durées de vie basées sur le tableau paritaire des durées de vie, adaptables dans les paramètres
- À partir de la répartition, un projet de facture au locataire ou une proposition de retenue sur la garantie
- Procès-verbal pièce par pièce avec photos, signé par les deux parties ; une correction uniquement par une nouvelle version
Locataires et artisans participent directement.
Les locataires annoncent des défauts, voient leurs factures avec la facture QR, leurs documents et des images de leur logement. Quand la gérance demande des documents, ils les téléversent dans le portail. Les artisans confirment les mandats, soumettent des offres et clôturent les mandats.
- Notification par e-mail et dans le portail quand leur annonce avance, chaque canal peut être désactivé
- Les artisans téléversent leur facture après la fin des travaux ; elle arrive à la gérance pour être comptabilisée
- Un artisan ne voit les photos d'un ticket que si la gérance les lui montre une par une
- Dans chaque portail, une aide qui répond aux questions par IA à partir de l'aide ImmoFlow
- Les locataires voient le décompte de frais accessoires avec ses pièces et annoncent une intention de résiliation dans le portail ; seule la lettre signée fait foi
Vos données depuis n'importe quel système.
Vous chargez l'export tel que votre logiciel le produit. ImmoFlow le lit, ne pose que les questions ouvertes, rapproche au centime près avec vos rapports en quatre étapes lors d'un essai et ne passe en service qu'après votre signature. OV Solutions accompagne la reprise.
- Pilote automatique, avec l'aide de l'IA ou à la main, selon le contrat ; tant qu'aucun mode n'est fixé, rien n'est transmis à une IA
- Une page qui montre toujours votre prochaine étape : une phrase et un bouton, des questions groupées et avec une recommandation
- Données de base, soldes et postes ouverts, périodes en cours et documents rapprochés dans une organisation d'essai ; locataires, propriétaires et banque ne remarquent rien
- Votre signature engage exactement l'état vérifié ; le jour de la bascule, tout est rapproché à nouveau, et si un chiffre ne correspond pas, tout est annulé
- ImmoFlow apprend les nouvelles formes de rapport d'un logiciel comme profil de source ; notre équipe examine chacun avec ses justificatifs et le valide avant qu'il ne s'applique à d'autres reprises
Relié à la banque, à la poste, aux portails et à la fiduciaire.
Aujourd'hui, ImmoFlow travaille avec chaque banque suisse au moyen de fichiers, exporte la comptabilité pour la fiduciaire et offre une interface de programmation en lecture seule. Les connexions directes sont prévues : aucune n'a aujourd'hui de transmission testée avec le fournisseur. Pour chacune, il est indiqué ce qui est déjà construit ; une connexion n'est mise en service qu'après avoir été testée avec le fournisseur.
- Aujourd'hui : lire les relevés bancaires en CAMT, charger les ordres de paiement en pain.001 dans l'e-banking
- Aujourd'hui : export pour Abacus, bexio et Sage 50 Suisse avec votre attribution des comptes, et une interface de programmation (API) en lecture seule pour partenaires et fiduciaire
- Prévu : banque directement via SIX bLink ou EBICS. Le déroulement qui transmet les relevés livrés à la lecture CAMT existante est construit ; il n'existe pas encore de connexion à une banque. D'ici là, vous téléchargez et chargez les fichiers vous-même
- Prévu : prélèvement (LSV+ / CH-DD) et eBill dans l'e-banking des locataires. Le fichier de prélèvement (pain.008), vérifié selon le schéma de SIX, est construit ; il n'existe pas encore de liaison avec une banque ou le réseau eBill
- Prévu : envoi postal via Pingen en courrier A, courrier B ou recommandé. La liaison avec l'interface de Pingen est construite, testée avec des réponses reproduites, pas encore avec Pingen elle-même ; elle est désactivée
- Prévu : annonces directement sur Homegate, ImmoScout24 et Newhome, garantie de loyer via SwissCaution ou Firstcaution. Aujourd'hui, ImmoFlow crée le fichier IDX que vous chargez dans le portail ; pour les assureurs de garantie de loyer, il existe un format de transmission, mais pas encore de transfert
Chaque domaine expliqué étape par étape.
ImmoFlow comprend un manuel d'utilisation pour chaque domaine, des guides rapides pour les premiers pas et l'aide publique ImmoFlow, le tout en allemand, français, italien et anglais. Dans l'application, l'aide explique la page sur laquelle vous vous trouvez.
- Guides rapides pour le premier jour, la première facturation des loyers, le premier rappel, les premiers décomptes de frais accessoires et du propriétaire, la première assemblée PPE et les portails
- Posez une question à l'aide avec vos propres mots ; la réponse indique ses sources dans l'aide
- Une demande au support directement depuis l'application, avec réponse et notification dans l'app
La protection des données comme déroulement de travail.
La gérance traite les demandes d'accès, de rectification et d'effacement selon la LPD comme un dossier avec délai : vérifier l'identité, créer et examiner l'export, remettre, clôturer. L'effacement anonymise le contact ; ce que la loi impose de conserver reste jusqu'à la date indiquée.
- Connexion à deux facteurs avec une application d'authentification ou une clé d'accès, exigible pour les collaborateurs par organisation
- Fonctions IA désactivables par organisation ; l'IBAN et le numéro AVS ne parviennent jamais en entier à l'IA, et si vous le souhaitez noms, adresses, e-mail et téléphone seulement sous forme de marqueurs
- Rôles avec droits échelonnés et journal des modifications
- L'ouverture de documents et de données personnelles sensibles est journalisée, sans contenu
- Connexion avec le compte d'entreprise via Microsoft Entra ID, Google ou un autre service OpenID Connect, activée par OV Solutions pour chaque entreprise
- Export complet des données à tout moment, aussi en cas de départ
Où se trouvent vos données et comment elles sont protégées.
Ce qui s'applique aujourd'hui et ce qui est préparé pour l'exploitation avec des données de clients sont indiqués séparément. Jusqu'à la fondation d'OV Solutions, ImmoFlow fonctionne uniquement avec des données de démonstration et de test.
Stocké à Zurich
L'application, la base de données et les documents se trouvent dans des centres de calcul de Microsoft à Zurich (Azure Switzerland North). Les pièces scannées sont aussi lues à Zurich ; le service efface le document et le résultat au plus tard après 24 heures.
Sauvegardes et restauration
La base de données peut être restaurée à n'importe quel moment, les documents ont des versions et une corbeille de 14 jours. Pour l'exploitation avec des données de clients, 35 jours d'historique et une copie dans la deuxième région suisse (Switzerland West) sont préparés. Un exercice de restauration vérifie le résultat jusqu'aux soldes et aux documents.
Connexion sécurisée
Connexion à deux facteurs avec une application d'authentification ou une clé d'accès (Face ID, empreinte digitale, clé de sécurité), exigible par l'entreprise pour ses collaborateurs. Les collaborateurs peuvent aussi se connecter avec le compte de l'entreprise : Microsoft Entra ID, Google ou un autre service OpenID Connect.
Journal d'audit protégé contre les modifications
Chaque modification écrit une ligne dans le journal d'audit au même moment, et le journal ne peut pas être modifié. Chaque nuit, il est scellé par entreprise avec des sommes de contrôle enchaînées et protégées par une clé ; le contrôle nocturne détecte et signale toute modification ultérieure.
IA sans entraînement avec vos données
Aucun modèle d'IA n'est entraîné avec vos données. Pour une proposition, seul le texte nécessaire est transmis à l'IA, l'IBAN et le numéro AVS jamais en entier, et l'IA peut être désactivée par entreprise. Aujourd'hui, le fabricant du modèle d'IA traite les demandes aux États-Unis. Dès la fondation, l'IA passe par Amazon Bedrock : départ à Zurich, traitement dans des centres de calcul en Suisse et dans l'UE, sans stockage des contenus.
Aligné sur ISO 27001
Une autoévaluation attribue les 93 mesures de la norme, et les directives existent sous forme de projet et s'appliquent dès la fondation. ImmoFlow ne détient aujourd'hui aucune certification.
Exceptions au stockage en Suisse : les fichiers du programme de l'application, sans données de clients, sont livrés depuis l'Europe de l'Ouest, et les e-mails sont envoyés par un service hors de Suisse. Détails dans la déclaration de protection des données.
Toutes les fonctions en un coup d'œil
Ce que fait ImmoFlow aujourd'hui, classé par domaine de travail. Chaque fonction a son guide dans le centre d'aide. Les captures d'écran proviennent de la démo avec des données d'exemple.
Poste de travail et gérance
Du tableau de bord aux immeubles, unités et baux, jusqu'aux visites, tickets et états des lieux: les parcours quotidiens de la gérance.
1.1Commencer la journée de travailLe tableau de bord regroupe les tâches ouvertes et les chiffres importants. Commencez par une demande concrète. Vous n'avez pas besoin de découvrir d'abord tous les domaines.Vers le guide →
1.2Comprendre les immeubles et les rapports de bailLe portefeuille relie bâtiments, unités, personnes et contrats. L'immeuble forme le cadre; une unité est par exemple un appartement, un local commercial ou une place de parc.Vers le guide →
1.3Vérifier l'occupation d'un immeubleLe plan d'occupation présente les unités d'un bâtiment dans leur ensemble. Vous voyez quels locaux sont loués ou libres et accédez de là au rapport de bail concret.Vers le guide →
1.4Distinguer l'unité et le bailL'unité décrit le local louable. Vous y trouvez ses caractéristiques ainsi que les liens vers l'historique locatif, les tickets, les états des lieux, les documents, les visites et les candidatures.Vers le guide →
1.5Consulter les données du contrat et les partiesLe bail relie l'unité, la partie locataire, la période et les montants convenus. Il est le point de départ pour les paiements, les décomptes de charges, les documents contractuels et le traitement d'une résiliation.Vers le guide →
1.6Préparer une modification de loyerUne modification de loyer reçoit une date de validité. Vous pouvez ainsi saisir le futur accord sans réécrire après coup les factures existantes.Vers le guide →
1.7Organiser des visitesLa planification affiche les créneaux de visite, les places disponibles, les candidats inscrits et la charge des responsables. Un lien public permet de s'inscrire à une visite et de postuler en ligne sans compte utilisateur.Vers le guide →
1.8Garder un œil sur les rendez-vous et les délaisL'agenda réunit vos propres rendez-vous et les affaires datées comme les délais, les états des lieux, les visites et les tâches. Vous choisissez l'affichage, filtrez la période et passez d'une entrée à l'affaire correspondante.Vers le guide →
1.9Traiter une demande de locataireUn ticket réunit l'annonce, la communication, les offres, le mandat et la facture. La ligne «En attente de» et le déroulement du cas indiquent l'étape suivante et, plus tard, ce qui s'est passé.Vers le guide →
1.10Documenter un état des lieuxLe procès-verbal d'état des lieux guide à travers les pièces et les points de contrôle. L'état et les défauts sont ainsi consignés au bon endroit et peuvent être traités ensuite si nécessaire.Vers le guide →
1.11Gérer les contacts, fusionner les doublons et tenir les adresses à jourLes contacts sont les personnes et les entreprises derrière les baux, les immeubles et les mandats. La vérification des doublons trouve les personnes saisies deux fois, et l'historique des adresses garantit qu'une lettre part à l'adresse valable à sa date.Vers le guide →
1.12Répartir les tâches et les délais dans l'équipeLes tâches consignent ce qui doit être fait en interne: un rappel, une clarification, un délai tiré d'un courrier. Elles peuvent être liées à un immeuble, une unité, un contact, un ticket ou un état des lieux et apparaissent aussi dans l'«Agenda» avec leur échéance.Vers le guide →
1.13Classer, partager des documents et les demander aux locatairesSous «Documents», vous trouvez toutes les pièces de la gérance, liées à un immeuble, une unité, un bail, un contact, un ticket ou une tâche. S'il manque un document du locataire, demandez-le directement; le locataire le téléverse dans le portail.Vers le guide →
1.14Envoyer des lettres circulairesUne lettre circulaire atteint tous les locataires ou propriétaires d'un ou de plusieurs immeubles, par exemple pour une coupure d'eau. Chaque destinataire reçoit son propre texte dans sa langue, comme lettre à imprimer ou comme e-mail.Vers le guide →
1.15Préparer une annonce et l'exporter pour les portailsPour les unités vacantes ou qui se libèrent, ImmoFlow prépare l'annonce à partir des données de l'unité, la vérifie par portail et la produit sous forme de fichier IDX pour Homegate, ImmoScout24 et newhome. Rien n'est publié automatiquement.Vers le guide →
1.16Répartir les dégâts à la sortie, les facturer et résumer l'état des lieuxÀ la sortie, le procès-verbal consigne les dégâts. La répartition des coûts calcule la part du locataire selon le tableau paritaire des durées de vie, et le résumé prépare la communication au locataire.Vers le guide →
1.17Annoncer un sinistre à l'assurance bâtimentUne annonce avec un dégât d'eau, un bris de glace, un incendie ou une tempête devient un sinistre. ImmoFlow établit la déclaration pour l'assurance et prépare l'e-mail à lui adresser.Vers le guide →
1.18Informer les fournisseurs d'énergie au changement de locataireAprès une remise de l'appartement, les fournisseurs d'électricité, de gaz, de chauffage à distance et d'eau ont besoin des relevés et de la nouvelle partie contractante. ImmoFlow prépare l'avis de mutation par fournisseur à partir de l'état des lieux.Vers le guide →
1.19Options de prolongation et avenantsUn bail à durée déterminée peut accorder au locataire des options de prolongation. ImmoFlow les tient avec délai et règle de loyer, surveille le délai dans l'agenda et le radar et transforme l'exercice en avenant numéroté.Vers le guide →
1.20Bail commercial: nature d'utilisation, TVA et transfertUn bail de locaux commerciaux a ses propres règles: six mois de délai de congé, pas de plafond pour la sûreté, le paquet de clauses de l'utilisation, la TVA par bail et le transfert à un successeur selon l'art. 263 CO. ImmoFlow applique les valeurs par défaut à la saisie et laisse tout modifier.Vers le guide →
1.21Loyer sur le chiffre d'affaires: déclarations, rappel et décompte annuelLes commerces et restaurants paient souvent un loyer minimal plus une part de leur chiffre d'affaires. ImmoFlow tient les déclarations du locataire par période, rappelle courtoisement les déclarations manquantes et décompte l'année avec un paiement complémentaire; le décompte est un PDF dans le portail.Vers le guide →
L'IA au quotidien
Où l'IA lit les justificatifs, explique les signalements et rédige des textes, et où commencent votre vérification et votre décision.
2.1Où l'IA vous aideL'IA aide là où vous devez saisir, vérifier ou expliquer clairement des informations. L'aperçu mène aux propositions ouvertes. L'affaire elle-même reste dans la boîte de réception, l'agenda ou le domaine concerné.Vers le guide →
2.2Saisir un courrier ou un justificatifVous pouvez téléverser un PDF, une image ou un e-mail enregistré, ou coller un texte à vérifier; les e-mails d'une réception configurée arrivent d'eux-mêmes. Il en résulte une proposition que vous traitez ensuite comme ticket, courrier de suivi, facture, résiliation ou tâche.Vers le guide →
2.3Vérifier une facture fournisseurDans la boîte de réception, le justificatif et la proposition d'écriture figurent côte à côte. L'IA aide à la saisie et à l'imputation. Vous vérifiez les données et décidez de la comptabilisation.Vers le guide →
2.4Clarifier les signalements d'écriture avec l'IA«Pourquoi? Explication de l'IA» aide à situer un point de contrôle et à planifier la vérification suivante. Le justificatif, les points de contrôle et les champs modifiables restent à côté la base de votre décision.Vers le guide →
2.5Trouver les factures manquantes avant la clôtureL'exhaustivité des factures compare les factures saisies avec les attentes enregistrées. Un mois d'électricité manquant, par exemple, apparaît ainsi avant la clôture. Les signalements complètent le contrôle professionnel.Vers le guide →
2.6Reprendre les coordonnées d'une signatureLa saisie IA évite de recopier une à une une signature ou un court texte de contact. Vous obtenez des champs préremplis que vous pouvez vérifier avant de créer le contact.Vers le guide →
2.7Préparer la semaine de manière cibléeL'aperçu de la semaine résume les affaires datées des sept prochains jours et offre des accès directs à leurs sources. Vous demandez un résumé IA au besoin, par exemple pour préparer la journée de travail.Vers le guide →
2.8Expliquer clairement un décompteUn projet d'explication vous aide à traduire les chiffres présentés en phrases compréhensibles. Le calcul reste visible séparément et peut être comparé avec le texte.Vers le guide →
2.9Rédiger des messages et des lettres à partir des donnéesSur un bail, un contact, un immeuble, un état des lieux, une procédure de rappel et un ticket, vous rédigez des messages et des lettres formelles à partir des faits saisis. Un modèle de texte de la gérance fixe la formulation, l'IA rédige sur demande; vous vérifiez et décidez de ce qui est enregistré.Vers le guide →
2.10Résumer l'historique d'un locataire«Résumer l'historique» affiche, sur le bail et le contact, les chiffres et une chronologie d'une location: paiements, solde ouvert, procédures de rappel, signalements, correspondance et résiliations. Sur demande, l'IA formule les mêmes faits sous forme de texte.Vers le guide →
2.11Poser une question à l'aideAvec «Poser une question à l'aide», vous formulez une question avec vos propres mots. La réponse provient uniquement des thèmes de cette aide et les relie, afin que vous puissiez lire les étapes et passer directement à l'écran concerné.Vers le guide →
La comptabilité, du justificatif au versement
Le parcours d'un montant, du justificatif à l'écriture, au paiement et au rappel, jusqu'au décompte des frais accessoires et au décompte du propriétaire.
3.1Traiter les factures et les paiementsLa comptabilité relie les factures de loyer, les factures fournisseurs, les paiements et le journal, chaque fois séparément par cercle comptable. L'aperçu mène aux différentes étapes de travail; le journal montre les opérations comptabilisées.Vers le guide →
3.2Remonter une écriture jusqu'à sa sourceLe journal rend les opérations traçables. La période, le statut et l'immeuble permettent de restreindre la vue, de vérifier d'où vient un montant et de traiter les brouillons d'écriture en attente.Vers le guide →
3.3Comprendre les soldes et les mouvements des comptesLe plan comptable affiche les mouvements cumulés au débit et au crédit ainsi que le solde de chaque compte. Il aide à passer d'un total aux écritures individuelles.Vers le guide →
3.4Rapprocher le compte locataireLe compte locataire relie les créances, les paiements et le solde ouvert d'un rapport de bail. Il répond à la question de savoir quel mouvement a conduit à un arriéré et constitue le point de départ d'une note de crédit.Vers le guide →
3.5Poursuivre le traitement d'une facture fournisseurLa facture réunit le fournisseur, le montant, l'attribution et l'état du paiement. La carte «Déroulement de ce cas» montre les objets qui en découlent et l'étape suivante.Vers le guide →
3.6Attribuer et rapprocher les paiements bancairesLe rapprochement des paiements réunit les données bancaires et les créances ouvertes. Les attributions reconnues automatiquement vous déchargent; les paiements incertains restent visibles pour une vérification manuelle.Vers le guide →
3.7Traiter les créances échuesLes rappels classent les cas ouverts par niveau de traitement. Ils aident à traiter un arriéré avec les factures correspondantes et la correspondance antérieure.Vers le guide →
3.8Établir et documenter une lettre de rappelL'aperçu montre quelles créances entrent dans le courrier et quels frais sont prévus. Vous pouvez ainsi vérifier le contenu et les conséquences avant de l'établir.Vers le guide →
3.9Suivre les ordres de paiement jusqu'à leur exécutionLes lots de paiement regroupent les ordres préparés pour l'export vers la banque. Le statut distingue le brouillon, la validation, l'export et le téléversement dans l'e-banking de l'exécution effective.Vers le guide →
3.10Établir un décompte de frais accessoires traçableUne période de frais accessoires rassemble les coûts et les répartit entre les rapports de bail concernés. L'aperçu montre les parts de coûts, les acomptes payés et le solde qui en résulte; après la clôture, la base reste figée et n'est corrigée qu'avec une trace.Vers le guide →
3.11Préparer un décompte du propriétaireLe décompte du propriétaire résume le résultat d'une période et reporte le solde. Il est la base d'un décompte transparent envers les propriétaires.Vers le guide →
3.12Verser le montant au propriétaireLe dialogue de versement affiche le montant du décompte, les paiements effectués et le reste actuellement dû. Vous pouvez préparer un ordre ou documenter un paiement déjà effectué.Vers le guide →
3.13Saisir les comptes bancaires et confirmer le compte des loyers par cercle comptableChaque immeuble tient sa comptabilité dans son propre cercle comptable. Chaque cercle comptable fixe expressément le compte sur lequel les locataires paient: ImmoFlow n'utilise jamais un compte automatiquement.Vers le guide →
3.14Gérer la TVA des immeubles commerciauxLorsqu'un propriétaire assujetti à la TVA loue des locaux commerciaux en optant, ImmoFlow facture la TVA sur le loyer et les charges, comptabilise l'impôt sur le chiffre d'affaires et l'impôt préalable et établit le décompte par période à partir du journal. Les appartements restent exclus du champ de l'impôt.Vers le guide →
3.15Configurer le plan comptable et l'amener au nouveau modèleChaque gérance démarre avec le plan comptable standard de la comptabilité immobilière suisse. Le modèle est versionné: lorsque de nouveaux comptes standard s'ajoutent, vous les complétez de manière ciblée sans modifier vos propres comptes.Vers le guide →
3.16Régulariser et clôturer une périodeEn fin d'année, les charges et les produits doivent être rattachés au bon exercice; la période est ensuite verrouillée par cercle comptable. Ce qui tombe encore dans une période clôturée, ImmoFlow le comptabilise après votre confirmation au premier jour ouvert, sans perdre les données d'origine.Vers le guide →
3.17Envoyer les rappels automatiquement ou après approbationSi vous le souhaitez, le cycle quotidien crée lui-même les rappels ordinaires échus et les envoie par e-mail. Vous décidez si chaque rappel doit d'abord être approuvé, quels niveaux sont concernés et combien partent par jour.Vers le guide →
3.18Planifier un budget et le comparer au réelChaque immeuble a un budget par année sur son livre : lignes par compte, groupes comme « Entretien », réel tiré directement du journal comptabilisé. La propriétaire approuve une fois par année dans le portail ; les dépassements deviennent la prochaine étape.Vers le guide →
Gérer une propriété par étages
Propriété, budget, contributions, comptes annuels et assemblée d'une communauté de propriétaires par étages (PPE).
4.1Gérer une communauté PPELa communauté regroupe les rapports de propriété, les contributions, les comptes annuels, l'entretien et les assemblées. L'aperçu montre quel travail est à faire ensuite.Vers le guide →
4.2Gérer la propriété et les responsabilitésLe registre de propriété relie les parts, les quotes-parts et les personnes. Il distingue la propriété de l'usage ainsi que des responsabilités en matière de facturation, de correspondance et de droit de vote.Vers le guide →
4.3Préparer le budget et la répartitionUn budget rend visibles les coûts prévus de la communauté et leur répartition. La comparaison avec l'année précédente permet une préparation traçable.Vers le guide →
4.4Suivre les contributions et les factures d'acompteL'aperçu des contributions met en regard les montants demandés, payés et ouverts. Vous voyez quelles parts d'étage ou quels destinataires de factures ont encore des créances ouvertes.Vers le guide →
4.5Comprendre les comptes annuelsLes comptes annuels relient les coûts effectifs, la comparaison avec le budget et la répartition entre les parts. Ils rendent en même temps visibles la révision, l'approbation et la version du décompte.Vers le guide →
4.6Préparer et conclure une assembléeL'assemblée mène de l'ordre du jour et des documents à la participation et aux votes, puis au procès-verbal. Les indications de préparation signalent les documents manquants et les vérifications ouvertes; le projet de procès-verbal indique ce qui n'a pas été saisi.Vers le guide →
4.7Reprendre une communauté et comptabiliser la position d'ouvertureLors d'un changement de gérance, vous créez la communauté sur l'immeuble existant et reprenez le bouclement de l'ancienne gérance: soldes des propriétaires, fonds de rénovation, compte bancaire, factures fournisseurs ouvertes et décisions ouvertes, chacun avec sa source.Vers le guide →
Les portails pour collaborer
Ce que les locataires, les propriétaires et les artisans voient et règlent dans leurs propres accès.
5.1Utiliser le portail locataireDans le portail locataire, vous trouvez au même endroit vos factures, votre bail, vos documents et vos demandes. Pour une question ou l'annonce d'un dégât, vous n'avez pas à rassembler les informations par plusieurs canaux.Vers le guide →
5.2Utiliser le portail propriétaireLe portail propriétaire vous donne un aperçu de vos immeubles, des créances ouvertes, des vacances et des résultats. Vous pouvez consulter vous-même chiffres et documents, décider directement les demandes de la gérance et échanger avec elle de manière plus ciblée.Vers le guide →
5.3Participer en tant que copropriétaireVous trouvez ici tout ce qui concerne votre communauté de PPE, classé par rubrique : « Aperçu », « Assemblées », « Décisions et travaux », « Contributions et compte », « Fonds de rénovation », « Documents » et « Contact ». Les fonctions disponibles dépendent de votre relation avec la communauté et de votre rôle.Vers le guide →
5.4Traiter un mandat d'artisanLe portail des artisans vous montre les travaux qui vous sont attribués et les informations nécessaires à leur exécution. Les retours, offres et factures restent traçables dans chaque mandat.Vers le guide →
5.5Téléverser les documents demandésSi votre gérance a besoin d'un document de votre part, par exemple un extrait du registre des poursuites ou une attestation d'assurance responsabilité civile, elle le demande dans le portail. Vous téléversez le document directement dans la demande au lieu de l'envoyer par e-mail.Vers le guide →
5.6Charges, états des lieux et profil dans le portail locataireOutre les factures et les demandes, le portail locataire propose vos décomptes de charges avec consultation des justificatifs, les rendez-vous et procès-verbaux des remises de votre logement ainsi que vos coordonnées et notifications.Vers le guide →
5.7Décider les demandes de la géranceLorsqu'une réparation dépasse la compétence de la gérance, elle vous demande votre accord en tant que propriétaire. Vous décidez directement dans le portail et voyez à côté quels sujets d'entretien sont en cours dans vos immeubles.Vers le guide →
5.8Déposer la facture d'un mandat terminéUne fois un mandat terminé, vous téléversez votre facture directement dans le mandat. Elle est transmise à la comptabilité de la gérance et vous suivez si elle a été reçue, comptabilisée ou payée.Vers le guide →
5.9Se connecter avec un seul accèsTout le monde se connecte sur la même page: collaborateurs, locataires, propriétaires et artisans. ImmoFlow reconnaît à vos rôles où vous allez, et avec un seul compte vous accédez à toutes les gérances qui vous ont invité.Vers le guide →
5.10Passer d'une gérance ou d'un rôle à l'autreL'en-tête indique la gérance et le rôle dans lesquels vous travaillez. Ce menu vous mène à une autre gérance, à la vue d'ensemble ou à un autre rôle.Vers le guide →
5.11Toutes les gérances en un coup d'oeilLa vue d'ensemble montre ce qui est à traiter dans toutes vos gérances ainsi que tous vos immeubles et lots de PPE, chacun avec le nom de sa gérance. Les artisans y voient tous les mandats ouverts.Vers le guide →
5.12Gérer connexions, invitations et vue de départSous «Mon compte», vous voyez à quelles gérances votre compte est lié, acceptez ou refusez les invitations ouvertes, mettez fin à une connexion et choisissez où vous commencez après la connexion.Vers le guide →
Rapports et documents pour les propriétaires
Lire les décomptes et les rapports, et trouver les bons documents pour les propriétaires et la fiduciaire.
6.1Lire les décomptes du propriétaireUn décompte du propriétaire met en regard les produits, les charges et le solde d'une période. Le versement est suivi séparément. Les chiffres du décompte et les mouvements d'argent restent ainsi distincts.Vers le guide →
6.2Utiliser les rapports de manière cibléeLes rapports répondent à des questions différentes: qui loue quel unité? Comment évolue le résultat? Quels frais d'entretien faut-il vérifier pour les documents fiscaux? S'y ajoutent les rapports trimestriels et annuels que votre gérance publie pour vous.Vers le guide →
6.3Établir les rapports des immeublesSous «Rapports», vous établissez les analyses de vos immeubles: état locatif à une date de référence, compte de résultat sur une période, bilan à une date de référence et rapport consolidé du propriétaire. Chaque rapport peut être produit en PDF.Vers le guide →
6.4Établir, commenter et planifier les rapports des propriétairesLe rapport trimestriel du propriétaire regroupe tous les immeubles d'un propriétaire pour un trimestre ou une année. Sous forme de rapport périodique, vous le publiez dans le portail propriétaire, avec un résumé si vous le souhaitez, ou le faites établir et envoyer automatiquement après chaque fin de période.Vers le guide →
6.5Exporter des données vers ExcelVous téléchargez listes et analyses en fichier Excel aux formats suisses, par exemple pour le propriétaire, la fiduciaire ou vos propres analyses. Un export de liste contient toujours toutes les lignes correspondant à votre filtre actuel.Vers le guide →
6.6Dossier annuel et export pour la fiduciairePour le bouclement annuel, ImmoFlow assemble par comptabilité un dossier annuel avec toutes les analyses et tous les justificatifs. La fiduciaire reçoit en outre le journal, la balance des comptes et les postes ouverts sous forme d'export Excel ou CSV.Vers le guide →
Organisation, sécurité et mise en place
Comment mettre en place une gérance, reprendre les données, conduire l’équipe avec rôles et attributions, sécuriser la connexion et gérer modèles, textes juridiques, réception e-mail et protection des données.
7.1Mettre en place un mandat et reprendre les donnéesLors du changement, l’import Excel est le moyen le plus rapide de saisir immeubles, unités, contacts, baux et propriété. La carte «Prêt pour un essai ?» du tableau de bord montre par mandat ce qui est en place et ce qui manque encore.Vers le guide →
7.2Équipe, rôles et attribution des immeublesSous «Équipe et rôles», vous invitez les collaborateurs, attribuez les rôles et réglez les suppléances. Avec l’attribution des immeubles, gérance, assistance et accès en lecture ne voient que les immeubles dont ils sont responsables.Vers le guide →
7.3Configurer la connexion à deux facteursLa connexion à deux facteurs protège votre compte, en plus du mot de passe, par un code tiré d’une application d’authentification. La gérance peut l’exiger pour tout le personnel; locataires, propriétaires et artisans l’utilisent librement.Vers le guide →
7.4Définir les données et les règles de la géranceSous «Organisation» figurent les données imprimées sur les documents et les règles valables pour toute la gérance: logo, bénéficiaire, frais de rappel, fonctions IA, téléversements, principe des quatre yeux et protection des données.Vers le guide →
7.5Gérer les modèles de texte pour messages et lettresLes modèles de texte sont les formulations propres à votre gérance par type de communication et par langue, par exemple demande de documents, confirmation de rendez-vous, rappel de paiement, lettre ou lettre circulaire. ImmoFlow remplit les marqueurs à partir de l’enregistrement lors du brouillon.Vers le guide →
7.6Vérifier les modèles de bail et générer les bauxLes baux sont générés à partir de modèles versionnés pour logement, local commercial et place de parc. Chaque clause porte son état de vérification; un bail généré indique la version dont il provient.Vers le guide →
7.7Textes juridiques, formules officielles et autorités de conciliationImmoFlow établit les modifications de loyer, les résiliations par le bailleur et la formule de loyer initial sur une formule officielle: sur son propre modèle dès que le canton l'a approuvé, sinon sur la formule du canton, remplie sans modification. L’autorité de conciliation compétente est tirée du répertoire des listes cantonales; sous «Textes juridiques», vous consignez quels textes ont été vérifiés juridiquement.Vers le guide →
7.8Faire arriver les e-mails dans la boîte de réceptionLa réception e-mail amène les factures et lettres reçues par e-mail dans la boîte de réception. Chaque pièce jointe devient une entrée propre rattachée au même e-mail, et l’expéditeur est proposé comme contact.Vers le guide →
7.9Suivre les opérations longues en arrière-planLes imports, la lecture des documents par l’IA, les lots PDF de décomptes de charges, le dossier de fin d’année, les exports Excel, les lettres circulaires et l’envoi d’e-mails s’exécutent en arrière-plan. ImmoFlow reste ainsi utilisable même quand une opération dure plus longtemps.Vers le guide →
7.10Répondre aux demandes de protection des donnéesLorsqu’une personne demande l’accès à ses données, une rectification ou un effacement, vous saisissez la demande sur son contact. ImmoFlow guide à travers la vérification d’identité, l’export, le contrôle des données de tiers, la remise et la clôture, et surveille le délai de 30 jours.Vers le guide →
7.11Utiliser le journal d’audit, les archives et l’offboardingLe journal d’audit consigne qui a créé, modifié, exporté ou consulté quoi et quand, y compris les téléchargements de documents et les accès aux données personnelles. Dans les archives, vous trouvez les contacts, immeubles et unités archivées et les restaurez. Sous «Archive & offboarding», vous téléchargez à tout moment la comptabilité sous forme d'archive lisible et, si votre gérance quitte ImmoFlow, menez l'offboarding jusqu'à la suppression.Vers le guide →
7.12Contacter le supportSi l'aide ne répond pas à une question ou si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, envoyez une demande au support ImmoFlow directement depuis l'application. La page affichée, la version d'ImmoFlow et l'identifiant de la dernière erreur sont transmis automatiquement.Vers le guide →
Découvrez ImmoFlow avec vos propres immeubles.
En 30 minutes, nous vous montrons les tâches qui comptent pour votre gérance.